Conform art. 34 din Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, republicată cu modificările și completările ulterioare, fiecare angajator din România are obligația de a înființa un registru general de evidență a salariaților în format electronic, cunoscut în prezent sub numele de REGES-ONLINE.

REGES-ONLINE este reglementat prin Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cea care a înlocuit vechile reguli stabilite prin Hotărârea Guvernului nr. 905/2017.

Care sunt termenele de raportare în REGES-ONLINE ce trebuie respectate de angajatori?

1. Informații de raportat cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă:

• Datele de identificare ale angajatorului, respectiv ale salariatului;
• Pentru persoanele cu dizabilități, gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare în grad și tip de handicap;
• Data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii;
• Funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;
• Tipul contractului individual de muncă;
• Durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;
• Locul de muncă, respectiv fix sau mobil;
• Durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia,
• Salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;
• Datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;

2. Potrivit H.G. nr. 295/2025, modificările anumitor informații trebuie raportate până în ziua anterioară producerii efectelor (cu excepția  situațiilor în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia).

Mai exact, este vorba despre:

• Funcția/ocupația conform COR sau altor acte normative;
• Tipul contractului individual de muncă;
• Durata contractului individual de muncă; respectiv determinată/ nedeterminată;
• Locul de muncă, respectiv fix sau mobil;
• Durata timpului de muncă și repartizarea acestuia, în cazul contractelor individuale de muncă cu timp parțial;
• Data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;
• Data la care începe și data la care încetează detașarea transnațională, statul în care urmează să se realizeze detașarea transnațională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat, precum și natura acestei activități;
• Data la care începe și data la care încetează detașarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spațiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detașarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat, precum și natura acestei activități;
• Perioada, cauzele de suspendare și data încetării suspendării contractului individual de muncă.

3. Informații ce se transmit la data producerii efectelor:

• Data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă:
• Aici mai putem include și corectia  erorilor survenite în completarea Registrului, ce se fac la data la care angajatorul a luat cunoștință de respectivele erori.

4. Informații ce se raportează în maximum trei zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită:

• Modificarea datelor de identificare ale angajatorilor și ale salariaților;
• Modificarea gradului, tipului de handicap și a certificatului de încadrare în grad și tip de handicap, în cazul persoanelor cu dizabilități;
• Absențele nemotivate;
• Certificatelor de concediu medical;
• Cazurile de forță majoră;

5. Informații ce se raportează în maximum cinci zile lucrătoare:

La transferul sau la preluarea prin transfer în cadrul sistemului public, raportarea în REGES-ONLINE se face în cinci zile lucrătoare de la data efectivă a transferului sau a preluării prin transfer. În același timp, trebuie transmise datele de identificare ale angajatorului la care/de la care se face transferul.

6. Informatii ce se transmit în maximum 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării:

• Salariului de bază lunar brut;
• Indemnizațiile, sporurile, precum și alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;

Excepție fac situațiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia.

Specialiștii Accace România îți oferă suport și consultanță în administrarea dosarelor de personal și în raportarea salarială, prin intermediul serviciilor de salarizare și administare de personal.

Denisa Toboșaru

Payroll Legal Counsel | Accace Romania

Contactează-ne