Care sunt obligatiile angajatorului?
Toti angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l pastra in bune conditii la sediul acestora, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, atunci cand il solicita.
Aceste obligatii sunt reglementate de HG 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor, cunoscut si sub numele de REVISAL.
Ce trebuie sa contina dosarul personal al salariatului?
Hotararea nr. 905/2017 reglementeaza in Articolul 7 documentele obligatorii ce trebuie sa fie cuprinse in dosarul de personal al fiecarui salariat.
Acestea se refera la:
1. Actele necesare angajarii:
- copie a buletinului/cartii de identitate/pasaportului sau dovada de rezidenta;
- copii ale actelor de studii;
- avizul medicului de medicina muncii (fisa de aptitudini);
- copii ale certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfectionare
2. Contractul individual de munca;
3. Actele aditionale privind incheierea, executarea, suspendarea, modificarea si incetarea contractului individual de munca;
4. Alte documente:
- cererile angajatului de efectuare a zilelor de concediu (de odihna sau fara plata);
- declaratia pe propria raspundere privind persoanele aflate in intretinere pentru acordarea deducerii personale etc.
Documente obligatorii aditionale
Pe langa aceste documente obligatorii, angajatorul poate solicita si pastra pentru dosarul personal urmatoarele documente pe care le considera importante pentru derularea raporturilor de munca, pentru certificarea legalitatii si corectitudinii completarii in registru, dar si pentru calculul salarial:
- Acordul angajatului/candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal;
- Adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului;
- Certificatul de nastere, certificatul de casatorie, certificatul de nastere al copiilor si hotararea de divort;
- Copie a carnetului de munca/copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
- Recomandari de la locurile de munca anterioare;
- Cazierul judiciar, in original;
- Curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat;
- Oferta de angajare;
- Fisa postului;
- Raportul de evaluare conform criteriilor stabilite;
- Copie a livretului militar, daca este cazul;
- Copie a permisului de conducere – daca este cazul;
- Extrasul bancar pentru contul in care i se vireaza salariul;
- Adeverinta cu stagiul de cotizare pe ultimele 12 luni;
- Declaratia pe propria raspundere data de salariat privind locul functiei de baza si numele Casei de sanatate unde este inscris;
- Declaratia pe propria raspundere data de salariat privind persoanele aflate in intretinerea sa pentru acordarea deducerii, precum si documentele justificative ale persoanelor luate in intretinere;
- Declaratia pe propria raspundere data de salariat privind luarea la cunostinta a Regulamentului Intern al angajatorului;
- Procese verbale de primire a bunurilor companiei (telefon mobil, laptop, automobil).
O structura unitara pentru fiecare dosar in parte
Pentru gestionarea si actualizarea cat mai eficienta a dosarului de personal, se poate intocmi o structura unitara, care sa fie respectata pentru fiecare dosar in parte.
Asadar, documentele pot fi impartite pe categorii astfel:
- Contractul de munca, actele aditionale, decizii de suspendare/incetare, in ordinea cronologica, in asa fel ca ultimul act sa ateste situatia actuala a salariatului;
- Fisa de aptitudini, adeverinta de la medicul de familie, raportul medical (in cazul salariatelor insarcinate) pentru atestarea starii de sanatate a salariatului;
- Copii ale documentelor personale ale salariatului: cartea de identitate/pasaport, certificatul de nastere, certificatul de casatorie, certificatul de nastere al copiilor si hotararea de divort, permisul de conducere, cazierul judiciar, livretul militar;
- Copii ale actelor de studii si certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;
- Fisa postului si raportul de evaluare conform criteriilor stabilite, oferta de angajare si CV-ul;
- Documentele de la fostul/fostii angajatori: carnetul de munca si adeverintele de vechime, recomandari, adeverinta cu stagiul de cotizare;
- Declaratiile salariatului privind functia de baza, Casa de sanatate, persoanele aflate in intretinere, luarea la cunostinta a Regulamentului Intern si procesele verbale.
Portofoliul nostru cuprinde:
- Externalizarea serviciilor de contabilitate si raportare: Administrare si procesare documente contabile | Servicii de raportare financiara, contabila si statistica | Consultanta financiar-contabila | Scanare, extragere, validare si arhivare a documentelor financiar-contabile | Raportare financiara internationala | Microsoft Dynamics NAV | Recrutare de personal in domeniul financiar-contabil | Portal online contabilitate | Traininguri financiar-contabile
- Externalizarea serviciilor de salarizare si administrare de personal: Servicii salarizare | Servicii administrare personal | Intocmirea fiselor de post si evaluarea performantei angajatului | Consultanta privind impozitul pe venit | Consultanta fiscala cetateni nerezidenti | Portal online salarizare & HR
- Servicii de consultanta fiscala: Declaratii fiscale si alte servicii fiscale administrative (compliance) | Asistenta in timpul inspectiilor fiscale | Tax review (servicii de revizuire fiscala) | Consultanta fiscala cetateni nerezidenti | Consultanta fiscala tip abonament sau ad-hoc | Planificare fiscala internationala | Traininguri personalizate
- Servicii de consultanta corporate: Infiintare si inregistrare societate | Lichidare societate | Reprezentare in fata autoritatilor locale | Sediu social virtual | Modificari in statutul juridic al companiei | Servicii de consultanta legate de implementarea GDPR | Company health check | Consultanta in legislatia muncii | Incadrarea in munca a cetatenilor straini in Romania
- Servicii de consultanta juridica (prin intermediul unui cabinet de avocatura asociat): Proprietati imobiliare | Litigii | Proprietate intelectuala | Insolventa, reorganizare si faliment | Due diligence | Abonamente si consultanta ad-hoc
- Servicii de consultanta in cadrul tranzactiilor: Due diligence si consultanta in cadrul tranzactiilor | Preturi de transfer | Fuziuni si achizitii
- Portal online de consultanta