In Monitorul Oficial nr. 372 din 8 mai 2020, Partea I, a fost publicata Ordonanta de Urgenta nr. 62/2020 pentru adoptarea unor masuri in domeniul societatilor, in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare.
Actul normativ se aplica societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile ulterioare si incurajeaza folosirea mijloacelor de comunicare la distanta privind adunarile generale ale actionarilor/asociatilor societatilor, atat cu privire la convocarea lor, cat si cu privire la tinerea acestora.
Conform ordonantei de urgenta, convocarea acestora se va putea face:
- Prin modalitatile mentionate in art. 117 alin. (3) din Legea societatilor nr. 31/1990, respectiv Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si in unul dintre ziarele de larga raspandire din localitatea in care se afla sediul societatii sau
- Prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului, conditia fiind ca fiecare participant sa comunice/sa fi comunicat in scris administratorilor/consiliului de administratie/directoratului adresa postala sau, dupa caz, cea de posta electronica, numarul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondenta cu societatea.
Totodata, convocarea se publica si pe pagina de internet a societatii, daca societatea detine pagina proprie. Pot fi folosite in acest scop si adresele actionarilor/asociatilor inscrise in registrul actionarilor/asociatilor.
Mijloacele de comunicare mentionate mai sus pot fi folosite chiar daca actul constitutiv al societatii nu le prevede sau chiar le interzice.
Adunarea generala a actionarilor/asociatilor poate fi tinuta prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, precum teleconferinta sau videoconferinta, fiind obligatoriu sa indeplineasca conditiile tehnice necesare si sa respecte caracterul secret al votului, daca este cazul, si al dreptului de exercitare a votului prin corespondenta.
Un aspect important de mentionat este ca actionarii/asociatii pot comunica votul prin corespondenta, prin modalitatile indicate in convocator: prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, astfel incat votul sa fie primit de societate pana la data tinerii sedintei.
Informatiile si documentele vizand problemele inscrise pe ordinea de zi, dar si completari ale acestora, se aduc la cunostinta actionarilor/asociatilor astfel:
- Prin publicarea pe pagina de internet a societatii, daca aceasta detine o pagina proprie de internet sau
- Prin posta electronica; daca nu este posibil, copii ale acestor documente vor fi transmise actionarilor/asociatilor prin posta sau curier, la cerere, costurile transmiterii fiind acoperite de catre societate.
Masurile dispuse de actul normativ sunt valabile pe durata starii de urgenta, dar si ulterior incetarii acesteia in primele 2 luni.
Prevederile de mai sus se aplica si adunarilor generale ale actionarilor/asociatilor convocate anterior intrarii in vigoare a ordonantei de urgenta, dar pentru care tinerea sedintei este stabilita pentru o data ulterioara instituirii starii de urgenta.
In plus, mentionam ca este necesar ca organul statutar care are competenta de convocare a adunarii sa informeze actionarii/asociatii cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, cu privire la modul de desfasurare a adunarii si la modalitatile de exercitare a dreptului de vot. Modificarea aspectelor de mai sus nu da nastere obligatiei de a relua formalitatile de convocare si nu constituie o cauza de nulitate a hotararii.
Ordonanta de urgenta instituie reglementari care asigura transparenta decizionala si creeaza premisele necesare desfasurarii adunarilor generale ale actionarilor/asociatilor indiferent de obiectul deciziilor.
