Contabilitatea este unul dintre aspectele cheie în bunul mers al afacerii tale, indiferent de domeniul în care activezi sau de dimensiunea acesteia. Din păcate, erorile de contabilitate se numără și printre cele mai frecvente făcute de antreprenorii români, în special în cazul celor care operează afaceri de peste 1 milion de euro.

Greșeli frecvente și impactul lor asupra afacerii

Pentru a trage un semnal de alarmă asupra riscurilor atrase de ”scăpările” contabile, iată care sunt cele mai întâlnite erori și cum le poți evita.

Subestimarea importanței unei evidențe financiare precise și actualizate în timp real, respectiv neimplicarea contabilului și a avocatului în luarea deciziilor strategice și operaționale sunt printre cele mai des întâlnite erori antreprenoriale. Urmează neglijarea reconcilierii periodice a extraselor bancare, a sumelor de încasat, precum și a obligațiilor de plată, toate acestea fiind instrumente esențiale pentru a proba că registrele contabile sunt în concordanță cu realitatea, dar și pentru estimarea corectă a cash-flow-ului.

O altă eroare comună este interpretarea greșită sau necunoașterea legislației fiscale relevante, ceea ce poate genera erori în calcularea și declararea corectă a impozitelor și a taxelor.

Toate aceste greșeli sau ”omisiuni” duc la destabilizarea business-ului și frânează dezvoltarea afacerii. În primul rând, te determină să iei decizii inexacte; informațiile financiare greșite pot duce la decizii strategice și operaționale incorecte, cu impact direct la nivel de performanță și profitabilitate.

În final, vor fi pierderi financiare. Neconformitatea cu legislația fiscală și contabilă poate atrage sancțiuni și penalități semnificative, ceea ce va avea un impact negativ asupra fluxului de numerar și a profitului.

Un alt efect imediat al greșelilor contabile este pierderea credibilității și știrbirea reputației în rândul investitorilor și al partenerilor de afaceri. Lipsa unei contabilități precise și transparente îi poate determina să nu se implice în afacerea ta, limitând astfel oportunitățile de creștere și de colaborare.

Implicațiile legale și sancțiuni pentru erorile contabile

Dar să ne întoarcem la riscurile legale și fiscale ale acestor erori contabile. Pe lângă sancțiunile și penalitățile substanțiale din partea autorităților fiscale, erorile contabile pot duce la litigii și procese juridice costisitoare, cu încă o serie de consecințe negative asupra reputației și resurselor afacerii, dar și asupra antreprenorilor, personal.

Iată care sunt principalele reguli și legi fiscale pe care trebuie să le respecți în calitate de antreprenor și ce resurse poți accesa pentru a fi în permanență informat:

• Legea Contabilității (Legea 82/1991): Asigură-te că ești în conformitate cu prevederile Legii Contabilității și că sunt întocmite și prezentate corect situațiile financiare ale companiei.
• Ordinul nr. 1802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale şi situațiile financiare anuale consolidate, emis de Ministerul Finanțelor Publice.
• Codul Fiscal (Legea 227/2015): Fii la curent cu prevederile Codului Fiscal (inclusiv normele, modificările și completările ulterioare) pentru a înțelege în mod corect cerințele fiscale și obligațiile în materie de impozite și taxe.
• Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015): Actualizează-ți informațiile cu prevederile Codului de procedură fiscală (inclusiv modificările și completările ulterioare) pentru a înțelege obligațiile procedurale legate de impozite și taxe.

Pentru a fi la curent cu ultimele modificări legislative și reguli fiscale, poți urmări site-urile oficiale ale instituțiilor relevante, cum ar fi Ministerul Finanțelor Publice și Agenția Națională de Administrare Fiscală, dar și site-urile companiilor de consultanță.

Instrumente și resurse pentru o contabilitate eficientă

Asigură-te că ai o contabilitate solidă și la zi. Vei descoperi că te va ajuta să iei decizii informate când vine vorba de mișcări strategice, care vor conduce la creșterea eficienței și profitabilității afacerii, cu riscuri minime.

Vei vedea un beneficiu important în relația cu investitorii și partenerii de afaceri. O contabilitate corectă și transparentă crește încrederea și deschide uși către finanțare suplimentară și colaborări de succes.

O contabilitate eficientă presupune documentarea și identificarea instrumentelor și resurselor optime, cum ar fi un software de facturare rapid, care să ajute la oferirea unui răspuns rapid clienților, și integrarea facilă în piață. De asemenea, o platformă de transfer al informațiilor în format digital accelerează comunicarea în cadrul companiei, dar și îmbunătățirea fluxurilor de producție. Poți opta și pentru un software de contabilitate specializat; presupune o investiție mai mare, însă un software de contabilitate puternic, adaptat nevoilor și volumului de afaceri, facilitează înregistrarea și gestionarea eficientă a tranzacțiilor financiare. În plus, generează  rapoarte financiare care te ajută să urmărești și să gestionezi toate aspectele financiare ale afacerii, inclusiv tranzacții, inventar și salarizare.

Avantajele externalizării și consultanței specializate

O altă soluție, care vine și cu reduceri de costuri pe termen lung, dar și cu economisirea resurselor de timp și personal pentru recrutare, este externalizarea serviciilor de contabilitate către firme specializate, care pot oferi expertiză și suport profesional în gestionarea contabilității și a obligațiilor fiscale.

Orice variantă ai alege, este important să cunoști rolul contabilității în bunul mers al afacerii și intreprinderea pașilor necesari pentru a-ți organiza contabilitatea în mod eficient:

• Alocă resurse și personal competent în departamentul de contabilitate: așa vei avea acces la consultanță și asistență în interpretarea și aplicarea corectă a legislației fiscale și contabile, dar și în fundamentarea deciziilor strategice și operaționale. Un contabil bun va avea grijă de tot ce înseamnă reconcilieri bancare, încasări, datorii, precum și de verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile. În plus, va monitoriza și raporta regulat situația financiară pentru a identifica și preveni eventualele discrepanțe sau erori.
• Sfătuiește-te cu specialiștii contabili în luarea deciziilor de business.
• Implementează proceduri și politici interne clare privind înregistrarea, reconcilierea și raportarea financiară.
• Fii la curent cu legislația fiscală și contabilă relevantă și asigură-le angajaților din departamentul de contabilitate accesul la cursuri de formare și aprofundare a cunoștințelor.
• Companiile cu servicii complete de consultanță și externalizare, precum Accace România, pot oferi, de asemenea, soluții personalizate pentru afacerea ta, ajutându-te să eviți greșelile comune de contabilitate care ar putea influența negativ stabilitatea afacerii.