Tratamentul aplicat de companiile locale concediilor neefectuate de catre angajati difera de la un companie la alta, diferenta se datoreaza fie politicilor contabile aplicate in parte, fie existentei unor lacune in cunoasterea legislatie fiscal-contabile.

Odata cu introducerea Ordinului nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare consolidate (Ordinul 1802/2014) este clarificat tratamentul contabil si implicit fiscal aplicabil estimarilor aferente concediilor neefectuate de catre angajatii companiilor locale.

In conformitate cu legislatia muncii, orice angajat are dreptul la efectuarea unui numar de zile de concediu pe durata unui an, pentru care angajatorul are obligatia de a suporta indemnizatia de concediu in beneficiul propriilor angajati. Sunt binecunoscute situatiile in care angajatii nu reusesc sa efectueze in totalitate zilele de concediu aferente unui an pana la sfarsitul execitiului financiar, angajatorul raportand o datorie fata de acestia.

In practica, abordarea prudentiala pentru care multe companii opteaza este aceea de a constitui un provizion pentru sumele aferente concediilor de odihna neefectuate. Din punct de vedere fiscal, acest provizion este considerat nedeductibil din moment ce acesta nu figureaza in categoria provizioanelor pentru care legislatia fiscala in vigoare acorda drept integral sau partial de deducere in conformitate cu art. 26 din Codul fiscal. 

Din punct de vedere contabil, conform punctului 369 din Ordinul 1802/2014, un provizion este constituit pentru a acoperi datorii a caror natura este clar definita si este probabil sa existe sau este cert ca vor exista, dar au grad ridicat de incertitudine in privinta valorii sau a datei in care vor aparea. In acest sens, din punct de vedere contabil, sumele datorate si neachitate personalului (concediile de odihna si alte drepturi de personal) ar trebui inregistrata ca alte datorii si creante in legatura cu personalul si nu necesita constituirea unor provizion, din moment ce pot fi cuantificate din perspectiva valorii sau a momentul in care aceste sume vor fi acordate angajatiilor (fie pana la momentul indeplinirii termenul limita in care angajatii isi vor consuma zilele de concediu neefectuat sau la data incetarii contractului de munca). Astfel, indemnizatiile pentru concediile de odihna neefectuate pana la inchiderea exercitiului financiar se inregistreaza pe seama datoriilor in momentul in care suma acestora poate fi comensurata pe baza statelor de salarii si a altor documente care justifica suma respectiva. In caz contrar, in lipsa unor informatii cu privire la sumele datorate reprezentand concediile de odihna neefectuate, recunoasterea poate fi facuta pe baza provizioanelor.

Concomitent, din perspectiva fiscala, consideram ca aceasta estimare efectuata in legatura cu datoriile catre personalul va fi recunoscuta ca si o cheltuiala cu personalul si nu ca o cheltuiala cu provizioanele, ce poate fi considerate deductibila la calcului impozitului pe profit.