Care sunt obligațiile angajatorului?

Toți angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Aceste obligații sunt reglementate de H.G. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, cunoscut și sub numele de REVISAL.

Ce trebuie să conțină dosarul personal al salariatului?

Hotărârea nr. 905/2017 reglementează la articolul 7 documentele obligatorii ce trebuie să fie cuprinse în dosarul de personal al fiecărui salariat.

Acestea se referă la:

1. Actele necesare angajarii:

• copie a buletinului/cărții de identitate/pașaportului sau dovada de rezidență;
• copii ale actelor de studii;
• avizul medicului de medicina muncii (fișa de aptitudini);
• copii ale certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfecționare;

2. Contractul individual de muncă, urmat de fișa postului;

3. Actele adiționale privind încheierea, executarea, suspendarea, modificarea și încetarea contractului individual de muncă;

4. Alte documente:

• cererile angajatului de efectuare a zilelor de concediu de odihnă;
• declarația pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreținere pentru acordarea deducerii personale;
• alte tipuri de cereri, declarații etc.

Documente obligatorii adiționale

Pe langa aceste documente obligatorii, angajatorul poate solicita si pastra pentru dosarul personal urmatoarele documente pe care le considera importante pentru derularea raporturilor de munca, pentru certificarea legalitatii si corectitudinii completarii in registru, dar si pentru calculul salarial:

Pe lângă aceste documente obligatorii, angajatorul poate solicita copii conformate cu originalul și păstra pentru dosarul personal, următoarele documente pe care le consideră importante pentru derularea raporturilor de muncă, pentru certificarea legalității și corectitudinii completării în registru, dar și pentru calculul salarial:

• Acordul angajatului/candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal;
• Certificatul de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de naștere al copiilor și hotărârea de divorț;
• Copie a carnetului de muncă/copii ale adeverințelor de la locurile de muncă anterioare;
• Recomandări de la locurile de muncă anterioare;
• Cazierul judiciar, în original, dacă este cazul;
• Curriculum vitae, semnat și datat de către angajat;
• Oferta de angajare;
• Raportul de evaluare conform criteriilor stabilite;
• Copie a livretului militar, dacă este cazul;
• Copie a permisului de conducere – dacă este cazul;
• Extrasul bancar pentru contul în care i se virează salariul;
• Adeverința cu stagiul de cotizare pe ultimele 12 luni;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind locul funcției de bază și numele Casei de sănătate unde este înscris;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind persoanele aflate în întreținerea sa pentru acordarea deducerii, precum și documentele justificative ale persoanelor luate în întreținere;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind luarea la cunoștință a Regulamentului Intern al angajatorului;
• Procese verbale de primire a bunurilor companiei (telefon mobil, laptop, automobil).

O structură unitară pentru fiecare dosar în parte

Pentru gestionarea și actualizarea cât mai eficientă a dosarului de personal, se poate întocmi o structură unitară, care să fie respectată pentru fiecare dosar în parte.

Așadar, documentele pot fi împărțite pe categorii astfel:

1. Contractul individual de muncă, actele adiționale, decizii de suspendare/încetare, în ordinea cronologică, în așa fel ca ultimul act să ateste situația actuală a salariatului;
2. Fișa de aptitudini, adeverința de la medicul de familie, raportul medical (în cazul salariatelor însărcinate) pentru atestarea stării de sănătate a salariatului;
3. Copii ale documentelor personale ale salariatului: cartea de identitate/pașaport, certificatul de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de naștere al copiilor, hotărârea de divorț, permisul de conducere, cazierul judiciar, livretul militar;
4. Copii ale actelor de studii și certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfecționare;
5. Fișa postului și raportul de evaluare conform criteriilor stabilite, oferta de angajare și CV-ul;
6. Documentele de la fostul/foștii angajatori: carnetul de muncă, adeverințele de vechime, recomandări, adeverința cu stagiul de cotizare;
7. Declarațiile salariatului privind funcția de bază, Casa de sănătate, persoanele aflate în întreținere, luarea la cunoștință a Regulamentului Intern, procesele verbale, etc.

Tatiana Constantin-Hozoc

Payroll Legal Counsel | Accace Romania

E-mail : 

Telefon : 

+40 314 050 440

Contacteaza-ne