Alegerea unui software care sa gestioneze eficient activitatea operationala si pe cea financiar-contabila poate fi o provocare pentru un antreprenor. Avand la baza experienta acumulata de-a lungul anilor in domeniul financiar-contabil si implicit testarea diverselor solutii software locale, am putut identifica 7 criterii esentiale in gasirea celui mai potrivit soft contabil:

1. Constientizeaza nevoia

Cele mai multe programe contabile pot gestiona activitati standard, precum: evidenta facturilor de achizitii si a facturilor de vanzare, inregistrarea tranzactiilor prin banca sau cash, alte note contabile, raportari pentru TVA. Totusi, dincolo de optiunile standard, e posibil ca specificul activitatii tale sa presupuna si functionalitati mai avansate, cum ar fi: managementul stocurilor, activitati de gestionare a productiei, evidenta operationala a cheltuielilor si veniturilor pe centre de profit / de cost, posibilitatea de interconectare cu alte sisteme cum ar fi platforma e-commerce, software case de marcat etc. Prin urmare, inainte de a alege un program de contabilitate, e important sa stii ce informatii vrei sa obtii din acest program si sa pornesti de acolo in identificarea functionalitatilor pe care un astfel de program trebuie sa le aiba.

2. Arhitectura aplicatiei

In alegerea aplicatiei, trebuie sa tii cont de numarul de utilizatori, de cerintele hardware (server, configurare PC, conexiune internet etc). Poti opta pentru o aplicatie locala, pentru una de tip client-server sau pentru una accesibila online. Aplicatiile disponibile online (gazduite in Cloud sau pe serverele proprii) au avantajul flexibilitatii si al simplificarii modului de lucru, permitand accesarea documentelor si a datelor de pe orice device mobil, tableta sau computer, oriunde, atat timp cat exista o conexiune la internet.

3. Nu uita de legislatie

In alegerea aplicatiei financiar-contabile, asigura-te ca aceasta este conforma cu cerintele minime impuse de legislatia contabila si fiscala (raportari TVA locale si intracomunitare, raportari contabile standard, plan de conturi etc), dar ca poate raspunde si cerintelor legale si fiscale specifice activitati tale.
Mai mult, asigura-te ca furnizorul aplicatiei isi asuma anganjamentul de a actualiza aplicatia ori de cate ori apar schimbari legislative care au impact contabil sau fiscal (modificare plan de conturi si reglementari contabile, modificari TVA si rapoarte fiscale, introducere taxe noi etc).

4. Cat investesti?

Nu uita de bugetul investit si de costurile viitoare. Poti alege sa cumperi licenta si sa platesti ulterior un tarif lunar / anual pentru actualizari legislative sau poti alege sa platesti o taxa lunara pentru accesul in aplicatie (in regim unui serviciu Software).

5. Parerea contabilului tau conteaza!

Cea mai potrivita persoana care iti poate spune totul despre intrebuintarea unui soft contabil este contabilul tau. Afla cate tool-uri foloseste si cu cat i se va simplifica modul de lucru daca toate programele folosite ar fi integrate intr-o singura platforma.

6. Incearca inainte de a cumpara

Testeaza si evalueaza! Cere detalii, recomandari si dreptul de a folosi programul pentru un test de minim 30 de zile pentru a fi sigur ca functionalitatea aplicatiei se potriveste nevoilor tale.

7. Nu uita de dezvoltare

Inainte de orice decizie este recomandat sa nu iei in considerare doar situatia actuala. Asigura-te ca softul poate tine pasul cresterii afacerii tale si ca poate fi adaptat cresterii si diversificarii activitatii businessului tau.

Stabileste un plan pe termen lung potrivit profilului de activitate si al obiectivelor principale. Poate aplicatia aleasa sa fie adaptata nevoilor integrand alte platforme de tip Business Intelligence, e-commerce, CRM, salarizare, administrare de personal? Anticipeaza din timp cum poti simplifica si eficientiza activitatile daca toate platformele deja folosite se pot grupa intr-un singur soft.