Ce i-ar scoate pe contabili dintre vrafurile de dosare în care sunt îngropați zilnic, ar reduce costurile companiilor și ar scurta timpul de lucru? Răspunsul este informatizarea completă a arhivelor. Consultanții Accace, unul dintre liderii din Europa Centrală și de Est în zona serviciilor de outsourcing și consultanță, analizează legislația care permite arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile.
Legea actuală reglemetează gestionarea documentelor în format electronic, însă are lacune în privința obligației de a păstra arhivele fizice odată ce au fost informatizate. Asta face ca majoritatea contabililor să lucreze încă după metoda tradițională, pierzând mult din eficiență.
„Probabil că mulți profesioniști contabili se gândesc ce ar însemna exercitarea profesiei folosindu-se de toate avantajele pe care le oferă tehnologia informației, mergând mai departe de beneficiile obținute prin utilizarea ERP-urilor (n.a. – enterprise resourse planning) pentru organizarea evidenței contabile. Imaginați-vă un control de rambursare a TVA-ului fără nenumărate copii după contracte, dosare cu facturi și avize și fără discuții de genul Aceasta factura este in original? sau Toate deconturile semnate in original ? etc.”, spune Ramona Sandu, Accounting Manager în cadrul Accace.
„Pentru a ajunge să participăm la un asemenea control ar trebui să putem transforma și arhiva în format electronic toate documentele financiar-contabile, fără obligații adiționale privind arhivele fizice și, de asemenea, ar trebui să putem transmite aceste arhive organelor de control, astfel încât orice control să se transforme într-o simplă discuție cu autoritățile prin care să se clarifice tratamentele fiscale sau contabile, salvând astfel timp de ambele părți”, adaugă Ramona Sandu.
Ce spune legea
În ceea ce privește clarificarea noțiunilor tehnice privind semnătura electronică (marca temporală aplicată documentelor electronice pentru a le oferi valoare legală), regăsim următoarele reglementări gestionate de Ministerul Comunicațiilor și Securității Informației:
- Legea 455/2001 privind semnătura electronică
- Hotărârea de Guvern 1259/2001 privind aprobarea normelor tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii 455/2001
- Legea 541/2004 privind marca temporală
- Ordinul 492/2009 privind normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii 451/2004
Factura, chitanța și bonul fiscal
Emiterea documentelor în format electronic este prevăzută în articolul 155 din Codul Fiscal, precum și procedura de urmat pentru transmiterea lor către terți. Înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice este reglementată de Legea 148/2012. Această lege a fost, însă, suspendată până la 1 ianuarie 2013, din cauza modificărilor necesare infrastructurilor tehnice pentru a îndeplini cadrul juridic.
În prezent, legea reglementează emiterea și stocarea în format electronic a facturilor, chitanțelor și bonurilor fiscale.
Arhivarea, legiferată doar în domeniul tehnologic
Ce înseamnă și cum se realizează acreditarea unui administrator al arhivelor electronice găsim în legislația privind centrele de date:
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
- Ordinul ministrului MCSI nr. 493/2009 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007
- Ordinul ministrului MCSI nr. 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
- Ordinul nr. 585/2011 pentru completarea Ordinului 489/2009
Durata de viață a documentelor fizice
Ordinul 3512/2008 conține prevederi legate de arhivarea și păstrarea fizică a documentelor și registrelor de contabilitate după cum urmează:
- Statele de salarii se păsrează timp de 50 de ani
- Registrele și documentele justificative și contabile se păstrează 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu exceptia facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal. Acestea se vor păstra timp de 5 ani dupa expirarea perioadei în care se poate solicita ajutarea deducerii TVA-ului pentru bunurile imobile. Excepție fac și documentele prevăzute în anexa nr. 4 din Ordinul 3512/2008, care se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare (dintre acestea amintim: chitanța, ordinul de deplasare (delegație), decontul de cheltuieli, NIR, bonuri de consum/predare/ restituire a stocurilor).
- Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viață mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Ordinul 3512/2008 enumeră și condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar-contabile.
Acestea se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many) și trebuie să fie semnate de persoana care le întocmește, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
„Ceea ce nu este foarte clar enunțat în reglementarea privind documentele financiar-contabile este obligativitatea privind păstrarea documentelor în forma fizică din moment ce acestea sunt arhivate electronic. Până la acest moment nu se înțelege dacă un agent economic poate distruge documentele fizice dacă acestea sunt arhivate electronic în condițiile Legii nr.455/2001. Începând cu 1 ianuarie 2013 sperăm să avem clarificate și aceste semne de întrebare legat de arhivarea documentelor în format electronic, pentru a permite companiilor interesate să salveze costurile și timpul necesare gestionării documentelor în format de hârtie”, conchide consultantul Accace.
