• Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
Email: romania.office@accace.com

Tel.: + 40 314 050 440

Contacteaza-ne
Abonare newsletter
  • Locatii
  • Websites
    • Website global (Engleza)
    • Website global (Germana)
    • Africa de Sud
    • Cehia
    • Ungaria
    • Polonia
    • Romania
    • Rusia
    • Slovacia
    • Ucraina
    • USA

Accace Romania

Companie de consultanta si externalizare servicii

  • Despre Noi
    • Cine suntem
    • Intalneste echipa noastra
    • Accace Circle
    • Responsabilitate sociala corporativa
  • Servicii
    • EXTERNALIZARE
    • Contabilitate si raportare
    • Portal online contabilitate
    • Salarizare si administrare de personal
    • Portal online salarizare si administrare de personal
    • Portal online Time & Attendence
    • CONSULTANTA
    • Consultanta fiscala
    • Consultanta juridica
    • Consultanta corporate
    • Consultanta in cadrul tranzactiilor
    • Portal online consultanta
  • COVID-19
  • Cariere
    • Oportunitati cariera
    • Cine suntem
    • Povesti de succes
    • Valorile noastre
    • Cum ne pasa
    • #accacelife
    • Voluntariat
  • Noutati
  • Evenimente
  • Locatii

Arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile, posibilă în 2013?_Press release

4 oct. 2012

 

 

Ce i-ar scoate pe contabili dintre vrafurile de dosare în care sunt îngropați zilnic, ar reduce costurile companiilor și ar scurta timpul de lucru? Răspunsul este informatizarea completă a arhivelor. Consultanții Accace, unul dintre liderii din Europa Centrală și de Est în zona serviciilor de outsourcing și consultanță, analizează legislația care permite arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile.

Legea actuală reglemetează gestionarea documentelor în format electronic, însă are lacune în privința obligației de a păstra arhivele fizice odată ce au fost informatizate. Asta face ca majoritatea contabililor să lucreze încă după metoda tradițională, pierzând mult din eficiență.

„Probabil că mulți profesioniști contabili se gândesc ce ar însemna exercitarea profesiei folosindu-se de toate avantajele pe care le oferă tehnologia informației, mergând mai departe de beneficiile obținute prin utilizarea ERP-urilor (n.a. – enterprise resourse planning) pentru organizarea evidenței contabile. Imaginați-vă un control de rambursare a TVA-ului fără nenumărate copii după contracte, dosare cu facturi și avize și fără discuții de genul   Aceasta factura este in original?  sau  Toate deconturile semnate in original ? etc.”, spune Ramona Sandu, Accounting Manager în cadrul Accace.

„Pentru a ajunge să participăm la un asemenea control ar trebui să putem transforma și arhiva în format electronic toate documentele financiar-contabile, fără obligații adiționale privind arhivele fizice și, de asemenea, ar trebui să putem transmite aceste arhive organelor de control, astfel încât orice control să se transforme într-o simplă discuție cu autoritățile prin care să se clarifice tratamentele fiscale sau contabile, salvând astfel timp de ambele părți”, adaugă Ramona Sandu.

 

Ce spune legea

În ceea ce privește clarificarea noțiunilor tehnice privind semnătura electronică (marca temporală aplicată documentelor electronice pentru a le oferi valoare legală), regăsim următoarele reglementări gestionate de Ministerul Comunicațiilor și Securității Informației:

  • Legea 455/2001 privind semnătura electronică
  • Hotărârea de Guvern 1259/2001 privind aprobarea normelor tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii 455/2001
  • Legea 541/2004 privind marca temporală
  • Ordinul 492/2009 privind normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii 451/2004

 

Factura, chitanța și bonul fiscal

Emiterea documentelor în format electronic este prevăzută în articolul 155 din Codul Fiscal, precum și procedura de urmat pentru transmiterea lor către terți. Înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice este reglementată de Legea 148/2012. Această lege a fost, însă, suspendată până la 1 ianuarie 2013, din cauza modificărilor necesare infrastructurilor tehnice pentru a îndeplini cadrul juridic.

În prezent, legea reglementează emiterea și stocarea în format electronic a facturilor, chitanțelor și bonurilor fiscale.

 

Arhivarea, legiferată doar în domeniul tehnologic

Ce înseamnă și cum se realizează acreditarea unui administrator al arhivelor electronice găsim în legislația privind centrele de date:

  • Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
  • Ordinul ministrului MCSI nr. 493/2009 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007
  • Ordinul ministrului MCSI nr. 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
  • Ordinul nr. 585/2011 pentru completarea Ordinului 489/2009

 

Durata de viață a documentelor fizice

Ordinul 3512/2008 conține prevederi legate de arhivarea și păstrarea fizică a documentelor și registrelor de contabilitate după cum urmează:

  • Statele de salarii se păsrează timp de 50 de ani
  • Registrele și documentele justificative și contabile se păstrează 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu exceptia facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal. Acestea se vor păstra timp de 5 ani dupa expirarea perioadei în care se poate solicita ajutarea deducerii TVA-ului pentru bunurile imobile. Excepție fac și documentele prevăzute în anexa nr. 4 din Ordinul 3512/2008, care se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare (dintre acestea amintim: chitanța, ordinul de deplasare (delegație), decontul de cheltuieli, NIR, bonuri de consum/predare/ restituire a stocurilor).
  • Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viață mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Ordinul 3512/2008 enumeră și condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar-contabile.

Acestea se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many) și trebuie să fie semnate de persoana care le întocmește, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

„Ceea ce nu este foarte clar enunțat în reglementarea privind documentele financiar-contabile este obligativitatea privind păstrarea documentelor în forma fizică din moment ce acestea sunt arhivate electronic. Până la acest moment nu se înțelege dacă un agent economic poate distruge documentele fizice dacă acestea sunt arhivate electronic în condițiile Legii nr.455/2001. Începând cu 1 ianuarie 2013 sperăm să avem clarificate și aceste semne de întrebare legat de arhivarea documentelor în format electronic, pentru a permite companiilor interesate să salveze costurile și timpul necesare gestionării documentelor în format de hârtie”, conchide consultantul Accace.

Primary Sidebar

<< Inapoi la sectiunea de NOUTATI
E-mail

Footer

Despre Accace Romania

Accace Romania a fost infiintata in 2007, in Bucuresti. Intelegand nevoia clientilor nostri de a avea toate procesele interne gestionate sub o singura umbrela, ne-am dezvoltat intr-un furnizor complet si inovator de consultanta si externalizare. In prezent, oferim servicii de contabilitate, raportare, salarizare, administrare de personal, precum si consultanta fiscala, corporate si juridica, prin intermediul unui cabinet de avocatura afiliat. La nivel de grup, dispunem de experienta a peste 600 de specialisti in gestionarea proiectelor de BPO multi-country la scara mica si mare, avand un portofoliu cu peste 2.000 de clienti din diverse industrii.

Despre Accace Circle

Accace opereaza, pe plan international, ca Accace Circle, o comunitate de business formata din consultanti si furnizori de servicii BPO, care asigura clientilor sai o experienta unificata, personalizata si de inalta calitate. Acoperind aproape 40 de locatii prin intermediul celor peste 2.000 de profesionisti, sprijinim peste 10.000 de clienti, in mare parte companii locale si internationale din topul Fortune 500 si procesam cel putin 170.000 de fluturasi de salariu pe luna la nivel global.

Locatii globale | Accace Circle

Portofoliu servicii

Contabilitate si raportare
Salarizare si administrare de personal
Consultanta fiscala
Consultanta juridica
Consultanta corporate
Consultanta tranzactii

Portaluri online

Portal contabilitate
Portal salarizare si HR admin
Portal T&A
Portal consultanta

Ti-ar putea fi de ajutor

Contact si Locatii
Scrie-ne
Abonare newsletter
Noutati
Cariere
Evenimente


Alatura-te comunitatii noastre online

Facebook LinkedIn Youtube Instagram


Accace Circle

© Accace toate drepturile rezervate |  Disclaimer General | Disclaimer Stiri   |  Politica Cookies  |  Termeni si Conditii   |  Politica Accace privind GDPR

ACCES GRATUIT LA
SFATURI UTILE
EXPERTIZA DE SPECIALITATE

Afla in timp util care sunt cele mai importante schimbari ce ar putea sa-ti influenteze afacerea! Iti oferim GRATUIT acces la ultimele modificari legislative, analize si studii de caz, sfaturi utile, invitatii la evenimente, informatii despre noile noastre servicii sau despre tool-urile interne, totul direct in inbox-ul tau.

Viziteaza sectiunea noastra de Noutati!

Avem nevoie doar de adresa ta de e-mail

Iti vom trimite doar informatii relevante pe care le vom considera de interes pentru tine, iar datele tale personale vor fi in siguranta, conform termenilor & conditiilor si politicii noastre privind GDPR.

Acest site utilizeaza cookie-uri pentru a va oferi o experienta mai buna de navigare si servicii adaptate nevoilor dumneavoastra. Prin accesarea acestui site sunteti de acord cu utilizarea cookie-urilor.