Este bine de ştiut faptul că în orice moment inspectorii ITM pot veni în control la sediul angajatorilor. Modul de alegere al firmelor care urmează să fie supuse controlului este fie prin sondaj, fie datorită unor plângeri adresate Inspecţiei Muncii de către angajaţii/foştii angajaţi ai companiei.

Conform Legii 108/1999 republicată, articolul 19, litera a, inspectorii de muncă, purtând asupra lor legitimaţia şi insigna care atestă funcţia pe care o îndeplinesc în exercitarea atribuţiilor stabilite prin lege, au dreptul la acces liber, permanent şi fără înştiinţare prealabilă în sediul oricărui angajator şi în orice alt loc de muncă organizat de persoane fizice sau juridice.

Împiedicarea în orice mod a inspectorilor de muncă să exercite, total sau parţial, controlul ori să efectueze cercetarea evenimentelor potrivit prevederilor legale constituie contravenţie şi se sancţioneaza cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.

Documentele solicitate in mod frecvent de către inspectorii de muncă sunt:

1. Documentele companiei:

• Registrul unic de control;
• Certificatul de înmatriculare la Registrul comerţului;
• Actul constitutiv al societaţii;
• Hotărârea judecătorească de înfiinţare;
• Contract de societate;
• Autorizaţia de funcţionare;
• Actele adiţionale de modificare, completare;
• Copie CI administrator societate;
• Procura notarială de împuternicire pentru reprezentantul angajatorului, copie CI reprezentant ;
• Autorizaţia de funcţionare din punct de vedere al protecţiei muncii;
• Numărul salariaţilor si structura de personal, aprobată (Organigrama);
• Contractul colectiv de muncă (acolo unde este cazul);
• Regulamentul intern;
• Decizia de numire pentru persoana desemnată să completeze şi să transmită Registrul General de evidenţă a salariaţilor (Revisal);
• În cazul companiilor care au externalizat serviciul de înregistrare şi transmitere în Revisal: dovada informării Instututului Teritorial de Muncă cu privire la încheierea contractului de prestări servicii;
• Ştampila societaţii;

2. Registrul general de evidenţă a salariaţilor:

• Dovada efectuării plăţilor salariilor angajaţilor – ordinele de plată sau extrasele bancare, de regulă pe ultimele 3 luni;
• Documentele ce atestă plăţile contribuţiilor salariale şi a impozitului – ordinele de plată sau extrasele bancare, de regulă pe ultimele 3 luni;
• Foaia colectivă de prezenţă a salariaţilor – pontajele – solicitate in general pentru ultimele 3 luni;
• Ştatele de plată – solicitate in general pentru ultimele 3 luni;
• Documente justificative privind acordarea concediilor de odihnă: cererile angajaţilor şi planificarea concediului de odihnă pe anul in curs;
• Documente justificative privind acordarea concediilor medicale – certificatele medicale în original şi modul de calcul a acestora;
• Documente justificative privind acordarea concediilor fără plată, concedii de studii – cererile angajaţilor, deciziile de suspendare înregistrate în Revisal (dupa caz);
• Documente justificative privind concedii pentru îngrijirea copilului – cererile angajaţilor si deciziile de suspendare înregistrate în Revisal;
• Efectuarea orelor suplimentare – dovada compensării orelor suplimentare cu zile libere plătite, in următorele 30 de zile dupa efectuarea lor, sau dovada plăţii sporului pentru ore suplimentare de minim 75 %. În cazul celei de-a doua variante, angajatorul trebuie să prezinte şi documentul (contractul individual de muncă, contractul colectiv de muncă, etc) în care este prevăzut sporul acordat pentru orele suplimentare prestate;
• Acordarea sporului pentru orele de noapte sau lucrate in week-end – dovada acordării sporului şi documentul (contractul individual de muncă, contractul colectiv de muncă, etc) in care este prevăzut sporul acordat pentru aceste ore;
• Fluturaşii de salariu – în general se solicită pentru ultimele 3 luni;
• Dosarele de personal ale salariaţilor în original – inspectorii ITM vor verifica dacă dorsarele personale sunt întocmite conform HG 500/2011. În principal se pune accent pe contractele de muncă si actele adiţionale, fişa postului şi fişele de medicina muncii;
• Registrul General de Evidenţă al salariaţilor in format electronic;

Cele mai frecvente contravenţii sancţionate cu amendă, conform HG 500/2011 si Codului Muncii:

• Netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de muncă: elementele de identificare ale salariaţilor, data angajării, funcţia, tipul contractului, durata contractului, durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia, salariul şi sporurile, perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea, perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, data încetării contractului individual de muncă.
• Se va aplica o amendă de 10.000 lei pentru fiecare persoană primită la muncă fără transmiterea la Inspectoratul Teritorial de Muncă a registrului completat cu toate elementele contractului individual de muncă, fără ca amenda totală cumulată să depaşească suma de 50.000 lei;
• Refuzul de a pune la dispoziţie inspectorului de muncă registrul in format electronic, precum şi dosarul personal al salariaţilor – amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei;
• Nerespectarea prevederilor privind informarea inspectoratelor teritoriale de muncă cu privire la prestatorii de servicii – pentru companiile care şi-au externalizat serviciul de înregistrare în Revisal – cu amendă de la 2.000 lei la 5.000 lei;
• Netransmiterea registrului in termenele prevăzute de lege – amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei;
• Nerespectarea prevederilor legale privind acordarea repausului săptămânal, cu amendă de la 1.500 lei la 3.000 lei;
• Încălcarea prevederilor legale referitoare la munca de noapte, cu amendă de la 1.500 lei la 3.000 lei;

În practică, finalizarea controlului ITM depinde foarte mult de interpretarea legislaţiei de către inspectori. Spre exemplu, am întâlnit cazuri în care, la o companie care îşi desfăşoară activitatea în centre comerciale deschise inclusiv în timpul sărbătorilor legale, inspectorii ITM au mers la magazin în control şi nu au întampinat nici o problema, iar într-un alt magazin compania a fost penalizată cu amendă de 5000 lei deoarece salariaţii lucrau in timpul sărbătorii legale, deşi aceste zile se compensau cu zile libere în urmatoarele 30 de zile, conform legii.