De ce este necesar manualul de politici si proceduri contabile, obligatoriu in Romania?

In aplicarea reglementarilor contabile, conform legislatiei in vigoare, entitatile trebuie sa dezvolte politici contabile proprii, iar aprobarea acestora revine admi­nis­tratorilor entitatii sau, in situatia in care nu are ad­­mi­nistratori, persoanelor care au obligatia gestio­na­rii ei.

Politicile contabile reprezinta principiile, bazele, regulile si practicile specifice aplicate de o entitate la intocmirea si prezentarea siuatiilor financiare anuale. In baza principiului permanentei metodelor, politicile con­tabile elaborate trebuie aplicate in mod consecvent de la un exercitiu financiar la altul.

Ce cuprind politicile contabile?

Politicile contabile cu­prind, dar nu se limiteaza la:

• Politici contabile privind recunoasterea si amor­tizarea imobilizarilor corporale si necorporale (alegerea metodei de amortizare, a du­ratei de amortizare a imobilizarilor corporale, reevaluarea imobilizarilor corporale sau pastrarea costului istoric al acestora etc.);
• Politici contabile referitoare la evaluarea si contabilizarea imobilizarilor financiare;
• Politici contabile referitoare la evaluarea stocurilor si a lucrarilor in curs de executie (alegerea metodei de evaluare a stocurilor, con­ta­bi­li­tatea stocurilor prin metoda inventarului per­manent sau cea a inventarului intermitent etc.);
• Politici contabile referitoare la evaluarea si recunoasterea subventiilor;
• Politici contabile referitoare la provizioane, active si datorii con­tin­gente;
• Politici contabile privind corectarea erorilor semnificative;
• Alte politici contabile.

De ce este necesar manualul de politici si proceduri contabile in cadrul unei companii?

Manualul de politici si proceduri contabile este un instrument de lucru necesar si obligatoriu pentru fiecare societate, indiferent de dimensiune, iar lipsa acestuia se sanctioneaza cu amenda de pana la 4.000 lei. 

Manualul de politici contabile functioneaza ca o umbrela in raporturile contabilitatii cu utilizatorii externi ai situatiilor financiare.

Necesitatea manualului de politici con­tabile rezulta din nevoia de a stabili conditiile in care se desfasoara anumite ope­ratiuni care au un impact in contabilitatea entitatii si, in final, din faptul ca informatia contabila sta la baza deciziilor luate de managementul entitatii.

Totodata, orice companie are nevoie de un sistem de reper care este dat de manualul de politici si proceduri contabile, dar si de un sistem de control al modului in care acesta se aplica.

Politicile contabile nu pot fi unitare sau standardizate, deoarece ele trebuie sa fie adaptate specificului activitatii entitatilor (industrie, constructii, comert, agricultura etc.). Totusi, regulile si tratamentele contabile adoptate prin politicile contabile trebuie sa fie cele prevazute de reglementarile contabile.

Datorita complexitatii si gradului de cuprindere, manualul de politici si proceduri contabile poate fi utilizat atat intern, ca baza a contabilitatii, cat si in relatiile cu alti utilizatori si autoritatile statului.

Desi politicile contabile reprezinta un document intern, acestea sunt analizate/consultate de catre auditorii statutari, auditorii interni, organele cu atributii de control in domeniul financiar-contabil, personalul din departamentele financiar-contabile etc.

Manualul de politici contabile este un instrument de lucru extrem de util care constituie parte integranta a situatiilor financiare anuale. In situatiile financiare anuale este prezentat un extras din politicile contabile, astfel incat utilizatorii de informatii sa inteleaga semnificatia indicatorilor din bilant, contul de profit si pierdere si, dupa caz, situatia modificarilor capitalului propriu si situatia fluxurilor de trezorerie.

De asemenea, acest manual asigura aplicarea unitara a tratamentelor contabile si elimina eventualele interpretari eronate date unor activitati ale societatilor. Regulile si tratamentele contabile cuprinse in politicile contabile trebuie sa respecte legislatia nationala in ansamblul sau. In acest sens, nu este suficienta doar respectarea reglementarii contabile, intrucat pot fi prevederi in legislatie care reglementeaza unele domenii de activitate si care pot conduce la inregistrari in contabilitate.

In plus, manualul de politici contabile functioneaza ca un ghid util si complet in ceea ce priveste tratamentul unor operatiuni viitoare cu care societatea s-ar putea confrunta.

Care sunt avantajele politicilor contabile?

Principalele avantaje ale politicilor contabile includ:

1. Gestionarea si abordarea corecta a pregatirii si raportarii informatiilor financiare care sunt utile in luarea deciziilor economice si in conformitate cu reglementarile contabile

 2. Consistenta in aplicarea politicilor si standardizarea sporita prin anticiparea impactului viitoarelor modificari contabile

Politicile contabile ajuta la evaluarea tranzactiilor contabile intr-o maniera similara, precum si la standardizarea proceselor care vizeaza consecventa si conformitatea.

3. Tratamentul contabil corect – asigurarea politicilor si reglementarilor financiare aplicabile

Pentru problemele contabile complexe, manualul de politici contabile ajuta la aplicarea tratamentului contabil corect. Politicile contabile sunt importante pentru succesul unei companii, deoarece multe reglementari contabile permit tratamente alternative pentru aceeasi tranzactie in contabilitate.

 4. Eficientizarea procesului de evidenta contabila

Prin simplificarea proceselor decizionale, politicile contabile pot eficientiza procesul de evidenta contabila. Pentru cele mai simple tranzactii, politica contabila poate fi utilizata pentru a automatiza tranzactiile financiare in sistemul contabil al unei companii.

Totodata, ca urmare a modificarilor ERP,  companiile cauta sa dezvolte proceduri si orientari noi si suplimentare pentru standardizarea modificarilor viitoare. Prin instituirea unui cadru de aliniere a politicilor contabile, organizatiile pot implementa, in mod constant si mai eficient, noile politici, pot efectua actualizari si pot aborda diversitatea in practica.

5. Cerinte de documentare – asigurarea exactitatii si completitudinii inregistrarilor contabile

Pentru companiile cu cerinte de audit, politica contabila are un scop suplimentar. Politicile contabile servesc ca dovada ca tranzactiile contabile sunt evaluate in mod sistematic, iar respectarea acestor politici arata ca tranzactiile sunt procesate in acelasi mod, avand in vedere ca exista cazuri in care reglementarile contabile permit tratamente alternative pentru aceeasi tranzactie.

 6. Evitarea deficientelor controlului intern prin controale standardizate

Politicile contabile ajuta la documentarea si specificarea procedurilor de control intern din cadrul unei companii.

Documentarea oficiala a politicilor si procedurilor contabile poate ajuta organizatia sa creeze un cadru de control intern si sa asigure responsabilitatea si consecventa in tranzactiile zilnice si pentru raportarea financiara. Mai mult decat atat, politicile si procedurile contabile documentate pot fi utilizate ca instrument de instruire pentru personalul nou angajat.

Concluzionand, politicile contabile servesc la imbunatatirea performantei organizationale in numeroase moduri. Intelegand beneficiile politicilor contabile, managementul poate proiecta si implementa politica contabila in cadrul companiei, pentru a imbunatati atat calitatea, cat si eficienta functiei de raportare financiara.