În materialul de mai jos vom prezenta procedura și ce formalități trebuie îndeplinite pentru eliminarea documentelor financiar-contabile din arhiva entității, documente al căror termen de păstrare a expirat. Totodată, vom afla și ce se întâmplă cu arhiva la încetarea activității unei persoane juridice.

Așadar, atragem atenția asupra Legii 36/2023 care modifică Legea contabilității nr. 82/1991, în ceea ce privește termenul de păstrare a datelor înregistrate în contabilitate, a registrelor obligatorii și a documentelor justificative.

Menționăm că prevederile Legii nr. 36/2023 se aplică pentru documentele emise începând cu data de 01.01.2023. Pentru documentele emise până la 31.12.2022 se aplică prevederile în vigoare până la această dată, respectiv OMFP nr. 2634/2015.

Eliminarea documentelor financiar-contabile din arhiva entității

OMFP nr. 2634/2015 menționează că eliminarea din arhiva entității a documentelor financiar-contabile, al căror termen de păstrare a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entității. În aceasta situație se întocmește un proces-verbal care se aprobă de administratorul societății și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei. Registrul de evidență al arhivei cuprinde informații privind dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului.

Legislația în vigoare nu face nicio referire cu privire la documentele care sunt eliminate din Registrul de evidență al arhivei. În acest sens, societatea poate decide să le predea la o unitate specializată în vederea distrugerii.

De asemenea, la eliminarea documentelor financiar-contabile din arhiva societății nu este necesară prezența unei persoane de la Arhivele Naționale pentru distrugerea documentelor financiar-contabile care au depășit termenul legal de păstrare. Prin urmare, documentele pot fi distruse:

• de către societate prin numirea unei comisii speciale în acest sens potrivit procedurilor proprii ale societății, se întocmește un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depășit perioada legală de arhivare;
• de către o societate specializată în baza deciziei de distrugere emisă de comisia numită în acest sens. Documentele se vor preda la unități specializate care vor prelua documentele respective și vor realiza această operațiune de distrugere.

În baza Deciziei de distrugere se înregistrează scăderea acelor documente din Registru de evidență a arhivei.

Arhiva documentelor financiar-contabile la încetarea activității unei persoane juridice

În caz de încetare a activității societăților, actele sau documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

Potrivit prevederilor art. 261 din Legea 31/1990, în cazul în care documentele se păstrează, după aprobarea socotelilor și terminarea repartiției, registrele și actele societății în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociați, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

Potrivit prevederilor art. 35 alin. (4) din Legea 82/1991, în caz de încetare a activității unei societăți, situațiile financiare anuale, precum și registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.

Ramona Șerban

Automation and Accounting Manager | Accace Romania

E-mail : 

Telefon : 

+40 314 050 440

Contacteaza-ne