OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile reprezintă ordinul prin care sunt reglementate aspectele referitoare la întocmirea și utilizarea documentelor financiar-contabile, inclusiv la păstrarea și arhivarea documentelor financiar-contabile.

Pe lângă arhivarea pe suport hârtie, OMFP nr. 2.634/2015 prevede și posibilitatea păstrării documentelor în format electronic. Astfel, companiile au libertatea de a alege una dintre cele două metode, dar fiecare dintre acestea implică respectarea unor reguli.

Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare.

Legea nr. 36/2023 modifică Legea contabilității nr. 82/1991, în ceea ce privește termenul de păstrare a datelor înregistrate în contabilitate, a registrelor obligatorii și documentelor justificative. Actul normativ are ca scop armonizarea prevederilor legate de perioada de păstrare și arhivare a documentelor și registrelor pe care operatorii economici le pun la dispoziția organelor de control fiscal cu cele de efectuare a inspecțiilor fiscale.

Menționăm că prevederile Legii nr. 36/2023 se aplică pentru documentele emise începând cu data de 01.01.2023.

Mai jos vom prezenta principalele prevederi referitoare la arhivarea documentelor financiar–contabile precum și perioada de păstrare a documentelor emise înainte și după 1 Ianuarie 2023.

Păstrarea și arhivarea documentelor financiar-contabile emise de la 1 ianuarie 2023

De la 1 ianuarie 2023, ca urmare a modificărilor aduse de Legea 36/2023, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

De asemenea, persoanele care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația sa asigure prelucrarea datelor înregistrate in contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Legea contabilității nr. 82/1991 precizează că situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate, precum și situațiile financiare interimare se păstrează timp de 10 ani.

Art. 25 din Legea contabilității nr.82/1991, a fost completat prin Legea 195/2022. Astfel începând cu 1 ianuarie 2023, statele de salarii se păstrează de către angajatori timp de 5 ani. Această prevedere înlocuiește termenul de 50 ani prevăzut de forma anterioară a Legii 82/1991, pentru păstrarea acestor documente.  Astfel, începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani. Termenul de 5 ani se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar pentru care au fost întocmite.

Documentele cu valoare practică (dosarul de personal, contractul de muncă), în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetățenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice. Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale precizează că dosarele de personal și contractele de muncă se păstrează timp de 75 de ani în vederea cercetării.

Păstrarea și arhivarea documentelor financiar-contabile emise până la 1 ianuarie 2023

Până la data de 1 ianuarie 2023, pentru documentele financiar-contabile termenul de păstrare este de 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția celor prevăzute mai jos.

Documentele prevăzute în anexa nr. 4 din OMFP nr. 2.634/2015 se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condițiile în care necesitățile proprii ale entității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare:

• Nota de recepție și constatare de diferențe 14-3-1A
• Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
• Bon de consum 14-3-4A
• Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
• Lista zilnică de alimente 14-3-4/dA
• Dispoziție de livrare 14-3-5A
• Fișa de magazie 14-3-8
• Lista de inventariere 14-3-12
• Lista de inventariere 14-3-12/b
• Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 14-3-12/a
• Chitanța 14-4-1
• Chitanța pentru operațiuni în valută 14-4-1/a
• Dispoziție de plată/încasare către casierie 14-4-4
• Borderou de achiziție 14-4-13
• Borderou de achiziție (de la producători individuali) 14-4-13/b
• Decont pentru operațiuni în participație 14-4-14
• Ordin de deplasare (delegație) 14-5-4
• Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale) 14-5-4/a
• Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) 14-5-5
• Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale) 14-5-5/a
• Nota de debitare-creditare 14-6-1A
• Fișa de cont pentru operațiuni diverse 14-6-22
• Fișa de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei) 14-6-22/a
• Decizie de imputare 14-8-2
• Angajament de plată 14-8-2/a

Astfel, până la 31 decembrie 2022 termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile erau următoarele:

• 50 ani pentru state de salarii
• 5 ani pentru documentele prevăzute în anexa 4 a OMFP nr. 2634/2015
• 10 ani pentru toate celelalte documente contabile sau justificative aferente

În ceea ce privește declarațiile fiscale nu este prevăzut un termen, dar în opinia noastră acestea trebuie sa fie păstrate cel puțin pe o perioadă de 5 ani (termenul de prescripție a dreptului de a stabili obligații fiscale). Termenul general de prescripție fiscală este de cinci ani, iar acesta începe să curgă de la data de 1 iulie a anului următor celui pentru care este datorată o obligație fiscală.

Ramona Șerban

Automation and Accounting Manager | Accace Romania

E-mail : 

Telefon : 

+40 314 050 440

Contacteaza-ne