Reconstituirea documentelor este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității.

OMFP nr. 2.634/2015 stabilește procedurile și responsabilitățile implicate în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor justificative sau contabile.

În cele ce urmează vom prezenta principalele prevederi referitoare la procesul și modul în care se realizează reconstituirea documentelor financiar – contabile.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile înregistrate

Pentru a fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico – financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, conform prevederilor normelor în vigoare. În cazul în care reglementările speciale prevăd că documentul original trebuie păstrat la o altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se utilizează copia documentului respectiv.

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația de a aduce la cunoștință, în scris, conducătorului entității situația constatată în termen de 24 de ore de la descoperirea acestora.

În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care cuprinde informații precum:

• datele de identificare a documentelor dispărute
• numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor
• data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal este semnat de către conducătorul entității, conducătorul compartimentului financiar-contabil al entității sau persoana împuternicită, persoana responsabilă cu păstrarea documentelor și șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.

Dosarul de reconstituire a documentelor financiar-contabile

În condițiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse se realizează prin intermediul unui dosar de reconstituire. Acest dosar trebuie să conțină elemente legate de constatarea și reconstituirea documentelor dispărute, și anume:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor

• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii

• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz

• dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor

• o copie a documentelor reconstituite.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile emise de alte entități

În cazul în care documentul dispărut a fost emis de o altă entitate, reconstituirea va fi realizată de către entitatea emitentă, prin realizarea unei copii a documentului existent în posesia sa. Entitatea emitentă are obligația de a trimite documentul reconstituit entității solicitante în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea “DUPLICAT”, specificând numărul și data dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile trebuie finalizată în termen de maximum 30 de zile de la constatare. În caz de forță majoră, acest termen poate fi extins la maximum 90 de zile de la constatarea încetării acesteia. În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.

Ramona Șerban

Automation and Accounting Manager | Accace Romania

E-mail : 

Telefon : 

+40 314 050 440

Contacteaza-ne