Pregătirea pentru un control din partea Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) din România este esențială pentru orice angajator. Aceasta asigură conformitatea cu legislația muncii și poate preveni sancțiuni contravenționale.

Inspectorii de muncă din România joacă un rol vital în menținerea unui mediu de muncă sigur, echitabil și conform cu legislația din România. Prin controalele lor, aceștia asigură respectarea drepturilor angajaților, prevenirea riscurilor de muncă și promovarea egalității de șanse.

Angajatorii trebuie să fie conștienți de tipurile de controale pe care le pot aștepta și să își pregătească documentația și practicile interne pentru a fi în conformitate cu cerințele legale. Astfel, nu doar că evită sancțiunile, dar contribuie și la crearea unui mediu de lucru sănătos și productiv.

Competențele inspectorilor de muncă din România

Inspectorii de muncă au competența de a verifica, printre altele, următoarele:

• dacă angajatorii respectă obligația de a încheia contracte individuale de muncă pentru toți salariații. Aceștia pot verifica existența contractelor, corectitudinea datelor înscrise și dacă acestea sunt semnate de ambele părți.
• dacă angajatorii respectă obligația de a înregistra și raporta contractele de muncă în sistemul electronic Revisal. Ei se asigură că toate modificările contractuale sunt actualizate în termenul legal.
• respectarea prevederilor legale privind durata timpului de muncă, orele suplimentare, pauzele și concediile. Aceștia verifică evidențele de pontaj și planificările de lucru.
• dacă angajatorii au realizat evaluarea riscurilor pentru sănătatea și securitatea lucrătorilor și dacă au implementat măsurile necesare pentru a preveni accidentele de muncă și bolile profesionale.
• dacă angajatorii furnizează echipamentele de protecție necesare și dacă acestea sunt utilizate corect de către angajați, acolo unde este cazul.
• dacă angajații au fost instruiți corespunzător în domeniul securității și sănătății în muncă și dacă instruirea este documentată și actualizată periodic.
• în cazul unui accident de muncă, inspectorii de muncă sunt responsabili de investigarea circumstanțelor și cauzelor acestuia. Ei întocmesc rapoarte detaliate și pot recomanda măsuri pentru prevenirea unor incidente similare în viitor.
• dacă angajatorii implementează măsurile corective necesare pentru a preveni repetarea accidentelor de muncă.
• plângerile de discriminare la locul de muncă. Aceștia se asigură că angajatorii respectă principiile egalității de șanse și tratament în recrutare, remunerare, promovare și alte aspecte ale relațiilor de muncă.
• respectarea drepturilor legale ale angajaților, cum ar fi dreptul la salariu, la concedii și la condiții de muncă sigure și sănătoase.
• dacă angajatorii folosesc munca nedeclarată (munca la negru) și iau măsuri pentru a combate această practică ilegală.
• condițiile de muncă, inclusiv mediul de lucru, igiena, și confortul angajaților.
• dacă angajatorii oferă programe de formare profesională angajaților și dacă acestea sunt adecvate și conforme cu cerințele posturilor ocupate.
• dacă angajații au obținut certificările și atestările necesare pentru a-și desfășura activitatea în siguranță și în conformitate cu normele legale.

Inspectorii de muncă oferă consiliere și informații angajatorilor și angajaților cu privire la legislația muncii. Aceștia pot organiza sesiuni de informare și formare pentru a ajuta părțile să înțeleagă și să respecte reglementările legale.

Inspectorii promovează bunele practici în domeniul relațiilor de muncă și al securității și sănătății în muncă, încurajând angajatorii să adopte măsuri proactive pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă.

În cazul constatării unor încălcări ale legislației muncii, inspectorii de muncă au competența de a aplica sancțiuni. Scopul sancțiunilor este de a descuraja comportamentele neconforme și de a asigura respectarea legii. Inspectorii întocmesc procese-verbale de constatare a contravențiilor și pot dispune măsuri pentru remedierea situațiilor neconforme.

În acest sens, angajatorii trebuie să colaboreze cu inspectorii de muncă și să se asigure că respectă toate obligațiile legale pentru a evita sancțiunile și pentru a crea un mediu de lucru pozitiv și conform cu normele legale.

Cum să te pregătești eficient pentru un control ITM

• În primul rând, asigură-te că ești la curent cu legislația muncii din România, inclusiv Codul Muncii și alte reglementări relevante. În acest sens, actualizează-ți cunoștințele periodic și consultă-te cu un consultant specializat în dreptul muncii dacă consideri că este necesar.
• Verifică toate contractele individuale de muncă pentru a te asigura că sunt corect întocmite și semnate de ambele părți. Contractele individuale de muncă trebuie să conțină toate informațiile obligatorii conform legislației, precum perioada de probă, salariul, și altele.
• Asigură-te ca toți angajații să aibă medicina muncii înainte de data de început a activității cât și pe parcursul derulării contractului individual de muncă;
• Fiecare angajat trebuie să aibă un dosar complet care să includă, printre altele, contractul individual de muncă, fișa postului, actele adiționale, copii ale documentelor de identitate, certificări, documente privind securitatea și sănătatea în muncă, fișe de aptitudini si alte documente relevante. Menținerea unui dosar complet și actualizat nu doar că respectă cerințele legale, dar contribuie și la eficiența managerială și la protejarea drepturilor angajaților.
• Asigură-te că ai toate statele de plată actualizate și corecte împreună cu declarațiile D112/D100 și documentele justificative privind plata salariilor.
• Întocmește și actualizează sistemul electronic de evidență a salariaților (REVISAL) într-o manieră corectă și completă conform legislației în vigoare. După caz, asigură-te că există notificarea în scris către inspectoratul teritorial de muncă, în a cărui rază teritorială își au sediul/domiciliul, despre încheierea contractelor de prestări servicii prevăzute, precum şi datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.
• Asigură-te că ai un sistem de pontaj eficient și că toate orele lucrate, inclusiv orele suplimentare și concediile, sunt corect înregistrate și documentate. Nu uita de evidențierea orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru.
• Întocmește, revizuiește și actualizează regulamentul intern al companiei, politici de securitate și sănătate în muncă și alte proceduri interne relevante. Aceste documente ar trebui să fie disponibile și cunoscute de toți angajații.
• Asigură-te ca toți angajații să fie instruiți periodic în ceea ce privește securitatea și sănătatea în muncă. Asigură-te că ai toate înregistrările acestor instruiri și că angajații au la dispoziție echipamentele necesare pentru protecția lor, dacă este cazul. Realizează o evaluare a riscurilor pentru toate locurile de muncă și implementează măsurile necesare pentru a reduce aceste riscuri.
• Asigură-te că întocmești documentația necesară privind protecția maternității la locul de muncă pentru angajatele companiei conform cerințelor legale (raport de medicina muncii, notificare către ITM în termen de 10 zile de la informarea salariatei despre starea de graviditate).
• Asigură-te că ai demarat negocierile colective în vederea încheierii contractului colectiv de muncă, dacă este cazul.
• Respectă prevederile legale privind organizarea comitetului de securitate și sănătate în muncă dacă ai încadrați cel puțin 50 de salariați.
• Respectă principiile fundamentale privind egalitatea de tratament între angajați și asigură-te că ai politici implementate privind combaterea discriminării și hărțuirii la locul de muncă.
• Implementează un sistem prin care angajații pot depune plângeri sau reclamații într-un mod sigur și care să permită confidențialitatea.
• Realizează audituri interne periodice pentru a identifica și remedia orice neconformități. Aceste audituri te vor ajuta să fii pregătit pentru un eventual control ITM.
• Consultă-te cu un specialist în dreptul muncii pentru a te asigura că toate procedurile și politicile tale sunt conforme cu legislația actuală.
• Menține o comunicare deschisă și transparentă cu angajații tăi. Asigură-te că sunt informați despre drepturile și obligațiile lor și că au acces la toate documentele relevante.
• În timpul controlului, cooperarea cu inspectorii ITM este esențială. Pune la dispoziție toate documentele solicitate și răspunde prompt și complet la toate întrebările acestora.
• Dacă inspectorii identifică neconformități, ia măsurile necesare pentru a le remedia cât mai repede posibil. Documentează toate acțiunile întreprinse pentru a corecta problemele.

Suportul oferit de specialiștii Accace România

Concluzionând, pregătirea pentru un control din partea ITM necesită o abordare proactivă și riguroasă din partea angajatorilor. Prin menținerea documentației complete și organizate, asigurarea conformității cu legislația muncii și implementarea unor politici și proceduri clare, poți evita sancțiuni și îți poți proteja afacerea. O pregătire adecvată nu doar că te ajută să treci cu succes un control, dar și contribuie la crearea unui mediu de muncă mai sigur și mai eficient pentru angajații tăi. Specialiștii Accace România îți pot oferi suportul necesar pentru a trece cu succes de un control ITM.