Delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu în afara locului său de muncă.

Delegarea poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni și se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului.

Conform legislației din România, calculul duratei unei călătorii de afaceri se realizează pe baza zilelor calendaristice de la data și ora plecării până la data și ora întoarcerii. Fiecare perioadă de 24 de ore a călătoriei este considerată ca fiind o zi de călătorie de afaceri.

Pentru delegările interne pe teritoriul României, numărul zilelor calendaristice în care persoana se află în delegare se calculează de la data și ora plecării până la data și ora înapoierii mijlocului de transport din și în localitatea unde își are locul permanent de muncă, considerându-se fiecare 24 de ore câte o zi de delegare.

Pentru a putea beneficia de facilitățile fiscale, salariatul trebuie să fie delegat într-o localitate situată la o distanță mai mare de 5 km de localitatea în care își are locul permanent de muncă, iar durata delegării să fie de cel puțin 12 ore.

Pentru delegările în străinătate, perioada pentru care se acordă diurna în valută se determină în funcție de mijlocul de transport folosit, avându-se în vedere: 

1. momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, și momentul aterizării avionului, la sosirea în țară, de și pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României; 

2. momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a României, atât la plecarea în străinătate, cât și la înapoierea în țară.

Pentru a putea de beneficia de facilitățile fiscale, pentru fracțiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore și 100% pentru perioada care depășește 12 ore.

Indemnizația de delegare în străinătate se acordă în funcție de suma stabilită prin lege în țara unde se realizează călătoria de afaceri, iar în această situație trebuie verificată hotărârea Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar. În UE, diurna zilnică este, de obicei, de 35 EUR pe zi, cu un maxim fiscal de 87,5 EUR pe zi și în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat. Plafonul aferent valorii a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat se calculează distinct pentru fiecare lună în parte, prin raportarea celor 3 salarii la numărul de zile lucrătoare din luna respectivă, iar rezultatul se multiplică cu numărul de zile corespunzător fiecărei luni din perioada de delegare/detaşare/desfăşurare a activităţii în altă localitate, în ţară sau în străinătate.

Perioada pentru care se acordă diurna zilnică în străinătate se stabilește în funcție de mijlocul de transport utilizat, luând în considerare momentul în care angajatul trece granița, în care trenul sau mașina sa trece granița sau când avionul său decolează sau aterizează.

În situația în care angajatorul privat acordă și suportă toate cheltuielile ocazionate de călătoriile în interes de serviciu, și aceasta este înțelegerea părților, atunci s-ar putea să nu se mai acorde și o indemnizație de delegare salariatului, dar acest aspect, în opinia noastră, trebuie stipulat în contractul individual de muncă, în Regulamentul intern, contractul colectiv de muncă și/sau alte proceduri interne ale angajatorului și aduse la cunoștința salariatului. 

Cu toate acestea, întrucât practica nu este una unitară, pentru a evita eventuale riscuri, recomandarea noastră este ca angajatorii privați să acorde salariaților indemnizația de delegare și să țină cont de dispozițiile hotărârilor de guvern care stabilesc condițiile de acordare a diurnei pentru personalul din cadrul instituțiilor publice. 

Cu titlul de exemplu, arătăm că angajatorul trebuie să deconteze următoarele tipuri de cheltuieli: 

1. Cheltuieli de deplasare (bilet de călătorie, bilet de avion, taxi, bilet de transport în comun);

2. Cheltuieli de cazare;

3. Cheltuieli neprevăzute (taxă de telefon, taxă de fax, taxă de internet, taxă de parcare, taxă de autostradă).

În cazul în care un angajat pleacă în concediu după o călătorie de afaceri și se întoarce la locul de muncă, costul transportului de întoarcere nu este acoperit și nu va fi decontat.