Conform legislatiei muncii, orice angajator este obligat sa intocmeasca un dosar personal al fiecarui salariat, pe care sa il actualizeze de cate ori este necesar. In cazul in care are loc un control de la inspectoratul de munca, iar angajatorul refuza prezentarea dosarelor angajatilor sai, acesta risca amenzi de pana la 8.000 de lei.

Potrivit HG nr. 500/2011, este obligatoriu ca toti angajatorii sa intocmeasca un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, sa-l pastreze in bune conditii la sediu sau/si sa il prezinte inspectorilor de munca la solicitarea acestora, in cazul unui control, indiferent de:

• Tipul contractului de munca incheiat cu acestia (pe perioada nedeterminata sau determinata);
• Tipul normei (norma intreaga sau partiala).

Prin intocmirea dosarului de personal se are in vedere verificarea respectarii prevederilor legale cu privire la:

• Incadrarea in munca si incetarea activitatii persoanelor care desfasoara orice activitate in temeiul unui contract individual de munca – se urmareste respectarea Titlului I, cap. I si V din Codul muncii);
• Stabilirea si respectarea duratei timpului de lucru (a se vedea in acest sens Titlul III din Codul muncii);
• Stabilirea si acordarea drepturilor salariale, precum si a celorlalte drepturi decurgand din munca prestata (Titlul IV, cap. I-III din Codul muncii);
• Accesul fara nici o discriminare (Legea nr. 200/2002) pe piata muncii al tuturor persoanelor apte de munca, respectarea normelor specifice privind conditiile de munca ale tinerilor, femeilor, precum si ale unor categorii de persoane defavorizate

Ce trebuie sa contina dosarul personal al salariatului?

H.G nr. 500/2011 stabileste in Art.8 ca dosarul personal al salariatului trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele documente:

• Actele necesare angajarii;
• Contractul individual de munca;
• Actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
• Acte de studii/certificate de calificare;
• Orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Un dosar profesional trebuie sa cuprinda,  in mod obligatoriu:

• Copie de pe actul de identitate: buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;
• Copie de pe livretul militar, daca este cazul;
• Adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii;
• Copii de pe actele de studii;
• Copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare, daca este cazul;
• Copie de pe carnetul de munca/copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
• Recomandari de la locurile de munca anterioare, daca este cazul;
• Cazierul judiciar, in original;
• Curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat;
• Contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu numar de inregistrare;
• Fisa postului;
• Acte aditionale prin care a fost modificat/completat unul dintre elementele raportului juridic de munca;
• Cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/constatare a suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
• Actele juridice care atesta modificarile salariale;
• Actele juridice de desemnare/mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul-daca este cazul;
• Actul juridic de incetare a raportului juridic de munca, cand este cazul;
• Rapoartele de evaluare anuala a activitatii profesionale;
• Autorizatii si avize speciale cerute de lege pentru anumite cateorii de salariati.

Salariatul trebuie sa depuna o declaratie care sa cuprinda informatii privind persoanele in intretinere, contul bancar si altele, iar aceasta declaratie va fi inclusa in dosarul salariatului.

Care sunt obligatiile angajatorului?

Conform reglementarilor legale, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:

• Copii ale documentelor existente in dosarul personal;
• Copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

In cazul in care nu sunt respectate prevederile legale cuprinse in H.G nr. 500/2011, Angajatorul risca amenzi cuprinse intre 300 si 8.000 de lei.

In cazul in care angajatorul refuza sa puna la dispozitie inspectorului de munca dosarul personal al salariatilor, acesta poate fi sanctionat cu amenda intre 5.000 si 8.000 de lei.