Gestionarea corectă a salarizării este deosebit de important datorită cadrului juridic și fiscal complex, iar sistemul de salarizare în România necesită atenție constantă și conformitate cu actualizările frecvente ale legislației muncii, reglementărilor fiscale și contribuțiilor de asigurări sociale.

Multe dintre companiile care operează în România sunt filiale ale corporațiilor multinaționale, iar acestea trebuie să își alinieze practicile de salarizare la legislația românească pentru a evita sancțiunile impuse de autoritățile locale.

Autoritățile române impun obligații stricte de raportare, precum depunerea declarațiilor fiscale lunare (D112), ceea ce face ca precizia calculului salariilor să fie esențială nu doar pentru evitarea penalităților, ci și pentru menținerea unei reputații pozitive.

În plus, accentul puternic pus pe drepturile angajaților, inclusiv plata la timp a salariilor, compensarea corectă a orelor suplimentare și respectarea contractelor colective de muncă, subliniază rolul esențial al salarizării în susținerea unor operațiuni conforme și etice ale companiilor.

În acest articol vei descoperi:

• Cadrul legal care reglementează salarizarea în România, incluzând principalele reglementări și modificările legislative viitoare.
• Componenta salarizării, de la structura salariilor la deducerile obligatorii și contribuțiile sociale.
• Procesul de salarizare în România, incluzând calendarul plăților, cerințele pentru fluturașii de salariu și obligațiile de raportare.
• Avantajele externalizării salarizării, cum contribuie aceasta la asigurarea conformității și sfaturi pentru alegerea furnizorului potrivit.
• Provocările și riscurile de conformitate cu care se confruntă companiile în gestionarea salarizării în România.
• Importanța unei înțelegeri aprofundate a sistemului de salarizare românesc și modul în care colaborarea cu experți locali poate face diferența.

Salarizarea în România vs. mediul de afaceri local

Mediul de afaceri din România are un impact semnificativ asupra practicilor de salarizare, datorită naturii sale dinamice și provocărilor specifice. Creșterea economică constantă a țării a amplificat nevoia de sisteme eficiente de salarizare, capabile să gestioneze forțe de muncă în expansiune.

Structurile de salarizare trebuie să țină cont de particularitățile sistemului fiscal românesc, care include impozitul obligatoriu pe venit și contribuțiile sociale, alături de actualizările legislative frecvente ce influențează procesele de salarizare. Companiile trebuie să se adapteze rapid la modificările privind salariul minim, indemnizațiile și beneficiile netaxabile pentru a rămâne conforme.

În plus, digitalizarea progresivă promovată de autoritățile române, prin instrumente precum Registrul electronic al angajaților (Revisal) și sistemele online de depunere a declarațiilor de salarizare, determină companiile să adopte tehnologii care optimizează operațiunile și asigură conformitatea cu cerințele legale.

Cadrul legal care reglementează salarizarea în România

Sistemul de salarizare în România funcționează sub un cadru juridic detaliat, menit să reglementeze atât relațiile de muncă, cât și normele fiscale aplicabile veniturilor salariale.

Principalele reglementări includ Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), care constituie baza legislației muncii, acoperind aspecte precum obligațiile salariale, regulile privind orele suplimentare și drepturile la concediu. În completare, Codul Fiscal (Legea nr. 227/2015) reglementează impozitul pe veniturile salariale, contribuțiile de asigurări sociale și plățile pentru asigurările de sănătate.

Modificările recente ale legislației privind salarizarea în România reflectă un efort continuu de îmbunătățire a conformității, adaptare la condițiile economice și sprijinire a pieței muncii. Creșterea salariului minim brut are rolul de a compensa efectele inflației și ale contextului economic, ceea ce implică ajustări în calculul salariilor.

Începând cu 1 ianuarie 2025, salariul minim brut garantat a fost majorat la 4.050 RON pe lună, față de 3.700 RON anterior. De asemenea, au fost actualizate valorile maxime pentru tichetele de masă, voucherele culturale și voucherele pentru îngrijirea copiilor, aspecte pe care companiile trebuie să le ia în considerare în gestionarea salarizării.

Componenta salarizării: Structura salariului și deducerile

Înțelegerea structurii salarizării în România este esențială pentru companii, atât pentru gestionarea eficientă a salariilor angajaților, cât și pentru asigurarea conformității cu reglementările locale.

Salariul brut și componentele acestuia

În România, salariul brut reprezintă remunerația totală convenită între angajator și angajat înainte de aplicarea taxelor și contribuțiilor obligatorii. Acesta include, de obicei, salariul de bază, care este suma fixă lunară stabilită prin contractul de muncă, precum și bonusuri, indemnizații, sporuri, stimulente și alte beneficii financiare.

După calcularea venitului salarial brut, se aplică deducerile și contribuțiile obligatorii pentru a determina salariul net al angajatului. Aceste deduceri includ impozitul pe venitul salarial și contribuțiile sociale, care sunt calculate, reținute și achitate de angajator către autoritățile fiscale în numele angajatului.

Deduceri și contribuții obligatorii

Principalele deduceri obligatorii sunt:

Aceste deduceri și contribuții sunt obligatorii, iar angajatorii sunt responsabili de calcularea, reținerea, depunerea și plata acestora către autoritățile competente, pentru a asigura conformitatea cu legislația muncii și fiscală din România.

Procesul de salarizare în România

Gestionarea salarizării în România necesită respectarea unor obligații legale specifice, a termenelor limită și a cerințelor de raportare, pentru a asigura conformitatea cu legislația în vigoare.

Calendarul de plăți și obligațiile salariale

În România, salariile trebuie plătite cel puțin o dată pe lună, la data stabilită în contractul individual de muncă, în contractul colectiv de muncă aplicabil sau în regulamentele interne ale companiei.

Cerințele pentru fluturașul de salariu

Fluturașul de salariu este un document informativ care oferă angajatului o detaliere clară a salariului său. Deși nu există un format standardizat, angajatorii trebuie să includă informații esențiale pentru transparență, cum ar fi:

• Detalii de identificare ale angajatului (nume, prenume, ID angajat, funcție)
• Perioada de plată
• Salariul brut și componentele acestuia
• Deduceri și rețineri
• Executări silite, dacă este cazul
• Salariul net

Angajatorii stabilesc structura exactă a fluturașului de salariu, asigurând transparență în ceea ce privește componentele salariale, taxele reținute și contribuțiile datorate de angajator.

Obligații esențiale de raportare

În România, angajatorii au obligația de a depune declarația lunară D112 la Autoritățile Fiscale până pe data de 25 a lunii următoare pentru luna precedentă. Această declarație conține informații detaliate despre impozitul pe venitul salarial, contribuțiile la asigurările sociale și contribuțiile la asigurările de sănătate pentru fiecare angajat.

De asemenea, angajatorii trebuie să mențină evidența corectă a angajaților în Registrul General de Evidență a Salariaților (REVISAL), care se transmite online către Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM). Respectarea termenelor legale este obligatorie pentru înregistrarea noilor angajați, modificările contractuale, încetările contractelor de muncă și alte actualizări necesare conform legislației muncii.

Protecția datelor

Protecția datelor și confidențialitatea sunt aspecte esențiale în gestionarea salarizării. Angajatorii trebuie să respecte Regulamentul General privind Protecția Datelor (Regulamentul UE 2016/679 – GDPR), asigurând că datele angajaților sunt procesate în siguranță și utilizate exclusiv în scopuri legitime.

Accesul la datele salariale trebuie să fie limitat la personalul autorizat, iar angajatorii trebuie să implementeze măsuri specifice de securitate pentru a proteja informațiile sensibile atât în timpul procesării, cât și în faza de raportare.

Externalizarea salarizării în România

Externalizarea salarizării reprezintă o soluție strategică pentru companiile care doresc să își simplifice operațiunile, să reducă costurile și să asigure conformitatea cu reglementările locale complexe.

Beneficiile externalizării salarizării în România

Externalizarea procesului de salarizare oferă avantaje semnificative, în special în ceea ce privește respectarea legislației și a obligațiilor fiscale.

Unul dintre principalele beneficii este reducerea sarcinilor administrative, permițând companiilor să se concentreze pe activitățile strategice zilnice, în timp ce gestionarea salarizării este preluată de furnizori specializați.

De asemenea, externalizarea salarizării îmbunătățește acuratețea procesului, deoarece furnizorii profesioniști folosesc expertiza lor pentru a asigura calculuri corecte și depuneri la timp, minimizând riscul de erori sau sancțiuni din partea autorităților fiscale.

Asigurarea conformității pentru companiile străine

Pentru companiile străine care operează în România, externalizarea salarizării reprezintă o soluție eficientă pentru menținerea conformității cu legislația locală privind salarizarea. Legislația românească este frecvent actualizată, iar înțelegerea acesteia poate fi o provocare reală pentru companiile care nu sunt familiarizate cu specificul local. Un furnizor local de salarizare garantează respectarea normelor legale, atât în ceea ce privește reglementările muncii, cât și obligațiile fiscale.

Cum să alegi furnizorul potrivit de salarizare în România

Atunci când aleg un furnizor de servicii de salarizare în România, companiile trebuie să evalueze cu atenție mai mulți factori pentru a asigura un parteneriat eficient și aliniat cu cerințele operaționale și de conformitate legală.

Principalele aspecte de luat în considerare includ:

• Expertiza furnizorului în legislația muncii și fiscală din România.
• Capacitățile tehnologice, cum ar fi automatizarea proceselor și integrarea cu alte sisteme de HR și contabilitate.
• Soluții personalizate, adaptate industriilor specifice sau dimensiunii companiei.

Externalizarea procesului de salarizare nu oferă doar suport tehnic, ci aduce și valoare consultativă, ghidând companiile spre conformitate și eficiență în fața cerințelor legislative și fiscale.

Un alt aspect esențial este securitatea datelor, deoarece procesarea salarizării implică gestionarea informațiilor sensibile ale angajaților, care trebuie să respecte standardele GDPR.

În final, calitatea serviciilor, alături de capacitatea furnizorului de a răspunde prompt și de a menține o comunicare eficientă, joacă un rol crucial în dezvoltarea unei colaborări de succes.

Provocări și riscuri de conformitate

Unul dintre cele mai mari obstacole în gestionarea salarizării este adaptarea la actualizările legislative frecvente, cum ar fi modificările cotelor de impozit pe venit, pragurilor salariului minim sau ale beneficiilor netaxabile. În plus, înțelegerea specificului legislației muncii din România, inclusiv contractele colective de muncă și tipurile diferite de contracte de muncă, poate fi complexă. Barierele lingvistice și diferențele în practicile locale de afaceri pot complica și mai mult eforturile de conformitate.

Principalele riscuri de neconformitate cauzate de erori sau întârzieri în salarizare includ:

• Calcul incorect al salariilor, aplicarea greșită a pragurilor de impozitare și deducerilor netaxabile.
• Întârzieri în depunerea declarațiilor obligatorii, care pot duce atât la penalități financiare, cât și la afectarea reputației companiei.

Începând cu veniturile din ianuarie 2025, Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 156/2024 elimină scutirile de taxe pentru angajații din sectorul IT, construcții și agroalimentar. Ca urmare, companiile trebuie să asigure calcularea corectă a salariilor și ajustările fiscale la timp pentru a rămâne conforme și a evita sancțiunile.

Penalități

Neconformitatea cu reglementările privind salarizarea în România poate atrage penalități semnificative, subliniind importanța unui management salarial precis și respectarea termenelor legale. Amenzile pot fi aplicate pentru întârzieri în depunerea declarațiilor obligatorii, raportări incorecte sau neînregistrarea și necomunicarea Registrului General de Evidență a Salariaților (REVISAL).

Conform Hotărârii Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, sancțiunile variază în funcție de gravitatea și natura încălcării, inspectorii de muncă având posibilitatea de a impune amenzi cuprinse între 300 RON și 8.000 RON. De asemenea, angajatorii pot fi sancționați pentru nedeclararea la timp a contractelor de muncă ale noilor angajați către Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM), amenda putând ajunge până la 20.000 RON per angajat nedeclarat, această situație fiind considerată muncă nedeclarată (muncă la negru).

În plus, conform Codului de Procedură Fiscală, sunt aplicabile dobânzi și penalități pentru întârzierea plății obligațiilor fiscale de către contribuabili. De exemplu, rata dobânzii este de 0,02% pentru fiecare zi de întârziere, iar rata penalității de întârziere este de 0,01% pentru fiecare zi de întârziere. Aceste dobânzi și penalități se calculează din ziua imediat următoare datei scadente până la achitarea integrală a obligației fiscale restante și sunt virate către bugetul corespunzător datoriei principale.

Nerespectarea obligațiilor de declarare a veniturilor impozabile, activelor sau altor contribuții fiscale, conform legislației, poate atrage amenzi între 500 RON și 5.000 RON, în funcție de gravitatea faptei.

De ce este esențială o înțelegere aprofundată a salarizării în România

O înțelegere completă a legislației salariale din România este esențială pentru companii, având în vedere complexitatea și evoluția constantă a cadrului fiscal și legislativ. Nerespectarea reglementărilor poate duce la penalități financiare semnificative, litigii legale și afectarea reputației companiei. Datorită actualizărilor frecvente ale legislației fiscale și a reglementărilor muncii, companiile trebuie să fie mereu la curent cu schimbările pentru a evita riscurile și pentru a-și îndeplini toate obligațiile legale.

Pentru a asigura gestionarea eficientă și conformă a procesului de salarizare în România, companiile ar trebui să ia în considerare colaborarea cu un furnizor profesionist de servicii de salarizare. Un partener de încredere poate gestiona complexitatea legislației muncii, reglementările fiscale și contribuțiile sociale, asigurând conformitatea și reducând riscul de raportări eronate. De asemenea, un furnizor specializat poate gestiona procesul de tranziție, integrând sistemele existente, adaptându-se cerințelor locale și oferind consultanță de specialitate.

Colaborarea cu un expert local în salarizare sau un furnizor dedicat simplifică cu până la 80% activitățile de salarizare din România.

Furnizorul de servicii salariale asigură un proces de salarizare sigur și conform, utilizând tehnologie personalizată în funcție de nevoile și industria clientului. De asemenea, acesta menține un contact permanent cu instituțiile guvernamentale pentru a asigura implementarea corectă a modificărilor legislative și pentru a obține interpretări oficiale ale legislației.

Pe lângă capacitățile tehnice, colaborarea cu un furnizor de servicii de  salarizare devine un adevărat consultant de încredere pentru companii, gestionând riscurile asociate și oferind suport strategic pentru conformitatea și optimizarea proceselor salariale.