Documentele financiar-contabile: pe suport hartie sau in format electronic?

Odata cu masurile de distantare sociala impuse din cauza crizei COVID-19, companiile au fost nevoite sa se adapteze rapid pentru a-si putea continua activitatea. Astfel, una dintre provocarile acestei perioade a vizat transferul muncii de la birou – acasa.

Daca pana acum companiile nu au realizat trecerea tuturor documentelor financiar-contabile in varianta electronica, in contextul actual de telemunca sau munca la domiciliu, lucrul cu documentele pe suport hartie poate reprezenta un dezavantaj, unii angajati fiind nevoiti sa mearga la birou din acest motiv.

Legislatia din Romania permite ca documentele financiar-contabile, inclusiv facturile, sa poata fi emise in format electronic si/sau arhivate electronic, respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica nefiind obligatorie.

Unul dintre cele mai mari avantaje ale implementarii documentelor financiar-contabile in format electronic, in plus fata de accesibilitatea usoara si rapida in conditiile muncii de la distanta, il reprezinta prezentarea acestora in cazul unui control fiscal.

De exemplu, factura stocata in forma electronica, conform prevederilor Codului Fiscal, se considera exemplar original in baza caruia se justifica deducerea taxei pe valoarea adaugata (TVA), in cazul unui control fiscal nemaifiind necesara o cautare in arhiva fizica a societatii.

Codul Fiscal prevede faptul ca facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie, conditia fiind asigurarea autenticitatii originii, integritatea continutului si lizibilitatea acestora de la momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare.

Recomandarea noastra, pentru eficientizarea procedurilor si minimizarea resurselor aferente, precum si pentru siguranta angajatilor in contextul actual, este sa gestionezi digital toate documentele financiar-contabile.