In Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 381 din 12 mai 2020, fost publicata Ordonanta de Urgenta nr. 65 din 7 mai 2020 privind unele masuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare si gestionare a fondurilor europene structurale si de investitii pentru perioada de programare 2014-2020.
Normele din ordonanta de urgenta amintita mai sus au ca obiect proiectele cu finantare din fonduri europene structurale si de investitii ale Programului operational Infrastructura mare, Programului operational Capital uman, Programului operational Competitivitate, Programului operational regional, Programului operational Capacitate administrativa, Programului operational Pescuit si afaceri maritime, Programului operational Asistenta tehnica, precum si Autoritatea de management si beneficiarii proiectelor cu finantare din Programul operational Ajutorarea persoanelor dezavantajate.
Potrivit acestei ordonante de urgenta, prelucrarea documentelor aferente etapelor din ciclul de viata al unui proiect va fi facilitata incepand cu data de 1 iunie 2020 cand autoritatile de management, organismele intermediare si beneficiarii proiectelor cu finantare din fonduri europene structurale si de investitii vor fi obligati sa emita, sa primeasca si sa prelucreze documentele numai in format electronic.
Se considera corespondenta intre parti:
- E-mailurile;
- Notificarile prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014;
- Solicitarile de clarificari/raspunsuri la clarificari, precum si orice alte documente electronice care sunt necesare in derularea proiectelor.
Noua modalitate de comunicare impune fiecarei parti sa isi organizeze Registrul de evidenta electronica a corespondentei, dar si organizarea electronica a arhivei pentru aceasta. Perioada de pastrare a documentelor din arhiva electronica va fi cea prevazuta de normele legale in vigoare si de prevederile contractelor de finantare/ordinelor/deciziilor de finantare.
Toate documentele transmise trebuie sa poarte, in mod obligatoriu, semnatura electronica potrivit prevederilor ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea inscrisurilor in forma electronica la nivelul autoritatilor si institutiilor publice, astfel acestea sunt asimilate inscrisurilor autentice.
Avand in vedere necesitatea asigurarii unui cadru transparent, unitar, uniform si functional, se impunea implementarea digitalizarii sistemului de coordonare si gestionare a fondurilor europene structurale si de investitii prin instituirea obligativitatii utilizarii sistemul informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
