Primul pas ce trebuie indeplinit inainte de a deschide magazinul online propriu-zis il reprezinta inregistrarea la Registrul Comertului a entitatii care va detine si administra magazinul, iar pentru aceasta exista mai multe optiuni.

Alegerea formei juridice si infiintarea companiei

Forma juridica

Alegerea formei juridice sub care va functiona magazinul online este necesara pentru a emite facturi si pentru a opera in conformitate cu legislatia romana.

Poti opta sa functionezi ca persoana juridica sau persoana fizica:

• PFA (Persoana Fizica Autorizata) − impreuna cu pana la 3 salariati
• SRL-D (Societate cu raspundere limitata-Debutant) − este recomandat tuturor persoanelor, indiferent de varsta, care isi deschid pentru prima data o afacere
• SRL (Societate cu raspundere limitata)

Infiintarea unui SRL-D este similara cu infiintarea unui SRL.

Procedura de infiintare

Atat pentru infiintarea unui SRL-D, cat si pentru un SRL, actele ce urmeaza a fi depuse la Registrul Comertului sunt:

• Rezervarea denumirii companiei
• Documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social: contract de inchiriere, comodat, etc.
• Actul constitutiv – aici trebuie mentionat codul CAEN, care pentru comert online este 4791 − Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet. In cazul comercializarii anumitor tipuri de produse, este posibil sa fie necesara inscrierea unor coduri CAEN suplimentare
• Alte documente, precum declaratie asociat,. si formalitati: depunere capital social (prin Legea 223/2020 a fost eliminata cerinta privind valoarea minima a capitalului social, insa, intrucat conform Legii 31/1990 capitalul social al unei firme se divide in parti sociale egale, acesta nu poate fi mai mic de 1 RON)
• O serie de formulare pe care le vei primi si completa pe loc la Registrul Comertului

In functie de actele depuse in sustinerea cererii, pot fi solicitate documente suplimentare de catre Registrul Comertului.

In ceea ce priveste infiintarea unui PFA, trebuie avute in vedere prevederile OUG nr. 44/2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale, fiecare forma de activitate avand specificul ei. Aceasta forma de comercializare se regaseste, de cele mai multe ori, in cadrul celor care au o anumita pregatire (ex. programatori), OUG 44/2008 precizand conditiile ce trebuie indeplinite pentru fiecare forma juridica in parte.

Dupa obtinerea certificatului de inregistrare de la Registrul Comertului, se vor obtine si celelalte autorizatii (in functie de tipul produselor comercializate prin magazinul online), precum, dar nu limitate la:

• Autorizatia de functionare (de la Primarie)
• Autorizatia de mediu (de la AFM)
• Autorizatia sanitara (de la DSP)
• Autorizatia sanitar-veterinara (de la DSV)

Acest aspect este reglementat de Legea nr. 365 din 7 iunie 2002 republicata, iar la articolul 5 sunt enumerate cel putin urmatoarele informatii:

• Numele sau denumirea furnizorului de servicii
• Domiciliul sau sediul furnizorului de servicii
• Numerele de telefon, fax, adresa de posta electronica si orice alte date necesare contactarii furnizorului de servicii in mod direct si efectiv
• Numarul de inmatriculare sau alte mijloace similare de identificare, in cazul in care furnizorul de servicii este inscris in Registrul Comertului sau in alt registru public similar
• Codul de inregistrare fiscala
• Datele de identificare ale autoritatii competente, in cazul in care activitatea furnizorului de servicii este supusa unui regim de autorizare
• Titlul profesional si statul in care a fost acordat, corpul profesional sau orice alt organism similar din care face parte, indicarea reglementarilor aplicabile profesiei respective in statul in care furnizorul de servicii este stabilit, precum si a mijloacelor de acces la acestea, in cazul in care furnizorul de servicii desfasoara o activitate profesionala reglementata
• Tarifele aferente serviciilor oferite, care trebuie indicate cu respectarea normelor privind comercializarea produselor si serviciilor de piata, cu precizarea scutirii, includerii sau neincluderii taxei pe valoarea adaugata, precum si a cuantumului acesteia
• Includerea sau neincluderea in pret a cheltuielilor de livrare, precum si valoarea acestora, daca este cazul
• Orice alte informatii pe care furnizorul de servicii este obligat sa le puna la dispozitie destinatarilor, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Toate aceste informatii, precum si oricare altele care ar putea fi necesare sau relevante, trebuie sa fie accesibile in mod facil, permanent si gratuit. Furnizorul de servicii trebuie sa afiseze aceste informatii intr-o forma clara, vizibila, in interiorul paginii web prin intermediul careia este oferit serviciul respectiv.

Alte obligații legale ale comerciantilor

Incepand cu luna august 2022, comerciantii au o noua obligatie legala referitoare la relatia cu consumatorii. Astfel, prin Ordinul nr. 449/2022 privind unele

masuri de informare a consumatorilor cu privire la solutionarea alternativa a litigiilor, Autoritatea Nationala de Protectie a Consumatorilor a instituit obligatia tuturor comerciantilor de a publica pe site o placheta informativa cu privire la procedura solutionarii alternative a litigiilor.

Astfel, conform articolului 2 alin. 1 din Ordin: Comerciantii care administreaza site-uri de vanzari, preluare comenzi online si/sau publicitate la produse si /sau servicii, la servicii turistice, de comercializare de pachete de servicii turistice sau bilete de avion, inclusiv e-commerce – comert electronic, sunt obligati sa afiseze pe prima pagina a site-ului – home page, pe bara de meniu a paginii, pictogramele prevazute in anexa nr. 2 care face parte integranta din prezentul ordin.

Un aspect deosebit de important de retinut si de implementat pentru orice comerciant ce isi desfasoara activitatea online este cel al implementarii dispozitiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor).

Datele personale reprezinta orice informatie care se refera la o persoana fizica, cum ar fi numele si prenumele, CNP-ul, adresa, e-mailul, locatia, numarul de telefon si orice alta informatie de natura a ajuta la identificarea ei.

In desfasurarea activitatii de comert online, comerciantul prelucreaza datele cu caracter personal ale clientilor sai, devenind astfel operator de date personale. In aceasta calitate, comerciantul are cateva obligatii esentiale care, incalcate, pot duce la aplicarea unora dintre cele mai mari amenzi din UE.

Cea mai importanta obligatie ar fi aceea de a publica pe site o Politica de confidentialitate actualizata, in care sa se prevada intr-un limbaj simplu, clar si accesibil oricui, detaliile prelucrarii datelor cu caracter personal ale clientilor: ce tipuri de date se prelucreaza, care e temeiul prelucrarii, durata de stocare a datelor, drepturile persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor personale.

De asemenea, comerciantul va avea obligatia de a furniza o adresa, un numar de telefon sau e-mail la care poate fi contactat in legatura cu protectia datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate.

Cu cat exista mai multe modalitati de plata, cu atat mai mare este confortul posibilului cumparator.

Se poate opta pentru: plata ramburs, plata cu cardul, plata prin PayPal sau plata prin transfer bancar.

Livrarea prin curier este cel mai des folosita, chiar daca acest serviciu inseamna practic un cost mai mare al produsului. Se mai folosesc, insa, si trimiterea pachetului prin posta sau ridicarea produsului direct de la vanzator sau de la oficiul postal.

In plus, pot fi oferite reduceri de transport, posibilitatea de urmarire a coletului, pot fi setate taxe de livrare in functie de pret, volum sau greutate si nu numai.

Rubrica Termeni si conditii este, poate, cea mai importanta sectiune ce trebuie inclusa obligatoriu in orice magazin online, deoarece aceasta reprezinta, de fapt, contractul la distanta dintre vanzator si consumator.

Ca orice contract, acesta trebuie sa contina, printre altele, urmatoarele:

• Datele de identificare ale vanzatorului
• Termenele de returnare a produselor
• Raspundere
• Transferul proprietatii
• Prelucrarea datelor cu caracter personal etc.

Clauzele necesare sunt numeroase, motiv pentru care, pentru a fi convinsi ca nu se omite nimic important, este recomandata apelarea la un specialist care poate redacta sectiunea de Termeni si Conditii, avand in vedere toate prevederile legale referitoare la comertul electronic.

Legislatia aplicabila nu prevede obligativitatea clientului de a returna produsul in ambalajul original, aceasta reprezentand o limitare a clientului de a-si exercita dreptul de retragere din contract si, din pacate, cele mai multe magazine online impun aceasta conditie. Conform noilor reglementari, mai exact a art. 16, punctul 12 din Legea nr. 249/2015, „Se interzice conditionarea, sub orice forma, a drepturilor legale ale consumatorilor referitoare la garantia produsului cumparat de pastrarea ambalajului.” De precizat ar mai fi si faptul ca produsul trebuie returnat cu toate accesoriile cu care a fost livrat.

In baza legislatiei UE, daca produsele cumparate se dovedesc a fi defectuoase sau nu arata conform descrierii, comerciantul trebuie sa le repare, sa le inlocuiasca, sa le reduca pretul sau sa inapoieze banii clientului.

Cumparatorii au dreptul de a anula si returna comanda in termen de 14 de zile, indiferent de motiv si fara nicio justificare.