Înapoi la secțiunea de NOUTĂȚi
GHID GDPR
Afla mai multe
CALCULATOR SALARII
Afla mai multe
Mailchimp - subscribe form sidebar

Gestionarea datelor angajaților: Cele mai bune practici pentru 2025 | weBlog

28 ianuarie 2025
Articolul este disponibil și în limba
englezămaghiară

Gestionarea datelor angajaților nu este doar o activitate administrativă, ci o piatră de temelie a funcționării zilnice a unei afaceri și a respectării legislației. O gestionare precisă și sigură a datelor reprezintă baza pentru calculul salariilor, respectarea reglementărilor și luarea deciziilor strategice de către management. În acest articol, vom analiza ce înseamnă gestionarea datelor angajaților, ce tipuri de date ar trebui și, mai ales, pot fi înregistrate și cum poți face acest lucru mai eficient folosind instrumente digitale moderne. 

Ce înseamnă gestionarea datelor angajaților și de ce este importantă? 

Gestionarea datelor angajaților presupune colectarea, stocarea și înregistrarea sistematică a tuturor informațiilor despre angajați. O mare parte din aceste date este colectată în timpul procesului de angajare, fiind esențială pentru procesele de HR, pentru calculul salariilor, gestionarea timpului de lucru și a concediilor. 

O gestionare corectă și conformă cu legislația nu doar că promovează eficiența internă, ci protejează compania de riscuri legale și financiare (amenzi). O bază de date bine întreținută permite managerilor să ia decizii informate despre forța de muncă, cum ar fi gestionarea personalului sau evaluarea performanțelor. 

Principalele tipuri de date înregistrate 

Din punct de vedere al tipului, următoarele categorii de date sunt cele mai frecvente: 

Date personale: nume, data nașterii, adresă, cod numeric personal. Acestea sunt denumite „date master”, date cu nivel de protecție normal, dar pot fi colectate doar în măsura și în modalitățile permise de regulile GDPR

Date de angajare: titlul postului, data începerii și încetării contractului, contractele și orice modificări ale acestora. Aceste informații sunt esențiale pentru respectarea legislației muncii și pentru derularea fără probleme a proceselor interne. 

Date financiare: salarii, beneficii, ore suplimentare și contribuții aferente. Gestionarea corectă a acestor înregistrări asigură acuratețea calculului salarial. 

Lipsa sau inexactitatea acestor date poate duce la probleme operaționale și legale, astfel că menținerea unei baze de date corecte este o prioritate. 

Cerințe legale pentru procesarea datelor angajaților 

Procesarea datelor personale este supusă unor reguli stricte, în special conform GDPR (Regulamentul General privind Protecția Datelor). GDPR stabilește nu doar reguli pentru colectarea și stocarea datelor, ci și obligații precum informarea angajaților și asigurarea integrității și păstrării datelor. 

Iată principalele obligații conform celor 6+1 principii GDPR:

  • Legalitate, echitate și transparență: Procesarea trebuie să fie legală, echitabilă și transparentă pentru persoanele vizate. 
  • Limitarea scopului: Datele personale trebuie colectate doar pentru scopuri specificate, explicite și legitime și nu trebuie procesate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri. 
  • Minimizarea datelor: Procesarea datelor trebuie să fie adecvată și relevantă în raport cu volumul de date procesate, și doar datele strict necesare ar trebui procesate. 
  • Acuratețe: Datele personale trebuie să fie corecte și, acolo unde este necesar, actualizate; toate măsurile rezonabile trebuie luate pentru a se asigura că datele personale inexacte sunt șterse sau corectate prompt. 
  • Stocare limitată: Datele personale trebuie păstrate într-o formă care să permită identificarea persoanelor vizate doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care sunt procesate. 
  • Integritate și confidențialitate: Datele trebuie procesate astfel încât să se asigure o securitate adecvată a datelor personale, inclusiv protecția împotriva procesării neautorizate sau ilegale, a pierderii accidentale, distrugerii sau deteriorării, prin implementarea unor măsuri tehnice sau organizatorice adecvate.
  • +1 Responsabilitate: Operatorul de date este responsabil pentru respectarea principiilor menționate și trebuie să fie capabil să demonstreze conformitatea cu acestea. 

Această ultimă prevedere implică răspunderea Operatorului de Date, iar încălcarea principiilor atrage diverse consecințe legale negative (amenzi proporționale cu gravitatea încălcării sau chiar afectarea reputației companiei). 

În plus față de cele de mai sus, este deosebit de important să alegi baza legală corectă pentru procesarea datelor, mai ales având în vedere diversitatea datelor gestionate de angajator. În practica noastră, întâlnim adesea opinia – deși valabilă înainte de era GDPR, acum depășită – conform căreia procesarea datelor se poate baza doar pe consimțământul persoanei vizate sau pe o cerință legală

În contrast, GDPR stabilește 6 baze legale, iar alegerea acestora este adesea neclară pentru fiecare operațiune de procesare. În acest context, este important de subliniat că fiecare bază legală trebuie justificată separat și poate necesita frecvent o analiză de echilibrare a intereselor. În plus, poate fi cazul ca angajatorul să proceseze date diferite ale aceluiași angajat în baza unor fundamente legale distincte. 

În ceea ce privește practicile de aplicare a amenzilor din ultimii ani, Autoritatea Națională pentru Protecția Datelor (NAIH) monitorizează din ce în ce mai strict documentația angajatorilor care sprijină baza legală pentru procesarea datelor. 

Importanța acurateței datelor 

Gestionarea incorectă a datelor poate cauza mai multe probleme: 

Erori de calcul salarial: greșelile în pontaje sau în datele necesare calculării salariilor pot genera nemulțumiri în rândul angajaților sau chiar litigii.

Riscuri în cazul inspecțiilor: autoritățile verifică riguros corectitudinea și completitudinea datelor angajaților.

Păstrarea corectă a evidențelor nu doar că sporește eficiența proceselor interne, ci asigură și conformitatea legală.

Rolul datelor în luarea deciziilor de management 

Datele bine organizate sprijină nu doar administrarea zilnică, ci și luarea deciziilor strategice: 

Analiza timpului de lucru: optimizarea resurselor pe baza tiparelor de lucru.

Date despre fluctuația personalului: statistici privind angajările și plecările care pot îmbunătăți strategia de recrutare.

Identificarea nevoilor de instruire: evaluările performanțelor pot evidenția zonele ce necesită îmbunătățiri.

Consecințele procesării incorecte a datelor 

Procesarea inexactă sau incompletă a datelor poate duce la următoarele probleme: 

Amenzi: Încălcările legislației atrag amenzi, ceea ce implică o povară financiară pentru companii.

Nemulțumirea angajaților: Calculul salarial incorect sau gestionarea greșită a concediilor poate duce la nemulțumiri și fluctuație de personal.

Perturbări operaționale: Erorile în gestionarea datelor pot interfera cu administrarea zilnică și procesele operaționale ale companiei.

Cele mai bune practici pentru o gestionare eficientă a datelor 

Pentru a evita greșelile, se recomandă următoarele practici:

Folosirea software-urilor moderne de HR: sistemele automatizate asigură înregistrări precise și actualizate.

Actualizări regulate ale datelor: monitorizarea și actualizarea constantă a datelor angajaților.

Implementarea politicilor de protecție a datelor: elaborarea de politici interne pentru colectarea și stocarea datelor conform regulilor GDPR.

Arhivarea: stocarea sigură și accesibilă a datelor necesare chiar și după încetarea relației de muncă, conform termenelor legale.

Digitalizarea și provocările viitorului 

Introducerea sistemelor digitale de HR va facilita semnificativ gestionarea datelor. Sistemele automatizate de salarizare, gestionarea documentelor în cloud și pontaje integrate au adus un nivel de eficiență și acuratețe fără precedent. Viitorul gestionării datelor va fi modelat de utilizarea inteligenței artificiale (AI) și a analizelor predictive pentru a utiliza datele angajaților într-un mod și mai eficient. Sistemele care folosesc AI pot prezice, de exemplu, tendințele de fluctuație a personalului, necesarul de resurse sau chiar modificările în performanța angajaților. Aceste inovații nu doar economisesc timp, ci fac gestionarea datelor mai strategică.

Gestionarea datelor angajaților în era digitală

Transformarea digitală și apariția biroului fără hârtii reprezintă una dintre cele mai importante tendințe ale vremurilor noastre, care a adus schimbări fundamentale în modul de gestionare a datelor angajaților. Zilele înregistrărilor pe hârtie au trecut, acestea fiind înlocuite de sisteme HR integrate, care nu doar că fac gestionarea datelor mai rapidă și mai precisă, ci și mai sigură. 

Cum ajută sistemele digitale la gestionarea datelor? 

Calcul salarial automatizat: Software-ul modern poate colecta și introduce automat datele necesare pentru calculul salariilor.

Digitalizarea timpului de lucru și a prezenței: Sistemele electronice de prezență oferă date în timp real despre utilizarea timpului de lucru.

Cloud computing: Documentele pot fi stocate în siguranță și accesate oricând pe o platformă online securizată, fără a mai fi nevoie de un parc propriu de servere.

Funcții de protecție a datelor: Criptarea și controlul nivelurilor de acces asigură protecția datelor în sistemele integrate, minimizând riscul furtului sau pierderii datelor.

Provocări viitoare pentru gestionarea datelor 

Pe măsură ce volumul datelor crește, la fel cresc și provocările asociate gestionării acestora. Ne putem aștepta la schimbări semnificative în următoarele domenii: 

Creșterea volumului de date: Proliferarea locurilor de muncă digitale și a muncii la distanță crește cantitatea de date care trebuie gestionată.

Complexitatea protecției datelor: Legile privind protecția datelor devin din ce în ce mai stricte, iar odată cu apariția regulilor GDPR, riscul de amenzi a atins cote fără precedent.

Evoluția tehnologică: Introducerea și integrarea de noi sisteme necesită formare continuă și flexibilitate din partea echipelor de HR.

Amenințări la adresa securității datelor: Frecvența tot mai mare a atacurilor cibernetice face ca protecția datelor stocate electronic fie mai importantă ca niciodată.

Gestionarea datelor angajaților ca instrument strategic 

Gestionarea datelor angajaților nu este doar o activitate administrativă, ci unul dintre cele mai importante instrumente strategice din operațiunile unei companii. Datele corecte și actualizate joacă un rol esențial nu doar în asigurarea conformității legale, ci și în creșterea eficienței, stabilității operaționale și competitivității companiei. 

Tehnologia modernă nu doar că simplifică și securizează gestionarea datelor, ci deschide și noi oportunități pentru luarea deciziilor de management și strategice. Menținerea la curent cu tendințele în domeniul datelor și integrarea inovațiilor digitale sunt esențiale pentru ca firmele să răspundă provocărilor viitorului. 

Astfel, gestionarea datelor angajaților nu este doar o obligație, ci un domeniu care poate pune bazele succesului și stabilității afacerii pe termen lung. Gestionarea corectă, transparentă și sigură a datelor este în beneficiul atât al companiei, cât și al angajaților, contribuind la un mediu de lucru eficient și armonios. 

GHID GDPR
Afla mai multe
CALCULATOR SALARII
Afla mai multe
Mailchimp - subscribe form sidebar
cloud-uploadmap-markersynccrosschevron-leftarrow-leftarrow-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram